Երբ դուք աշխատում եք բիզնեսում, գուցե ձեզ անհրաժեշտ լինի նամակ գրել անծանոթ մեկին: Թեև որոշ չափով անհարմար է, բայց դա մասնագիտական կյանքի մի մասն է: Կան էթիկետի որոշակի կանոններ, որոնց պետք է հետևել ՝ անծանոթին մասնագիտական նամակ ուղարկելիս:
Քայլեր
Մաս 1 -ից 3 -ից. Էլ. Փոստի սկիզբ
Քայլ 1. Կատարեք ձեր հետազոտությունը:
Կա մի շարք տեղեկատվություն, որոնք դուք պետք է իմանաք նախքան անծանոթին նամակ գրելը: Նախքան մուտքագրումը սկսելը, արագ նայեք այն ընկերության կայքին, որտեղ աշխատում է ստացողը:
- Եթե չգիտեք ստացողի էլ. Փոստի հասցեն, դա կարելի է գտնել ՝ սկանավորելով ընկերության կայքը: Եթե ոչ մի նամակ նշված չէ, զգույշ եղեք անձի հետ էլ. Փոխարենը գուցե ցանկանաք ֆիզիկական տառ ընտրել:
- Եթե մտադիր էիք էլ. Փոստում որևէ հարց տալ, ստուգեք ՝ արդյոք կայքը պատասխանում է այս հարցերին: Դուք չեք ցանկանում տպավորություն թողնել, որ դուք ծույլ եք և ժամանակ չեք հատկացրել վեբ կայք մանրակրկիտ կարդալու համար:
- Համոզվեք, որ ճիշտ մարդու հետ եք կապվում: Շատերը նամակներն սկսում են հետևյալ կերպ. Եթե չգիտեք, թե ում հետ կապ հաստատել, սպասեք էլ. Փոստին, մինչև չկարողանաք պարզել այդ տեղեկատվությունը:
Քայլ 2. Գրեք նկարագրական թեմայի տող:
Ձեր թեմայի տողը պետք է փոխանցի էլ. Հաճախ անծանոթ մարդկանց նամակներն անտեսվում կամ անտեսվում են: Հաստատուն թեմայի գիծը նվազեցնում է ձեր էլ. Փոստի փոխանցման հավանականությունը:
- Օգտագործեք մի քանի բառ `ասելու, թե ինչ է վերաբերում նամակին: Օգտագործեք հնարավորինս շատ մանրամասներ `4 կամ 5 բառերում ներառելու համար: Օրինակ ՝ «Առավոտյան ժամը 10 -ին նոր համակարգիչների մասին հանդիպումը» ավելի լավ է, քան «Հանդիպել այսօր առավոտյան»:
- Անորոշ թեմայի տողերը, ինչպիսիք են «Բարև» և «Բարև», երբեմն ակամայից կարդացվում են որպես սպամ և ուղղորդվում են հասցեատիրոջ սպամի պանակին:
- Օգտագործեք մասնագիտական նամակ, քանի որ ձեր էլ. Հասցեն կցուցադրվի թեմայի տողին զուգահեռ: Օգտագործեք էլ. Նամակ, որն օգտագործում է ձեր ամբողջական անունը, այլ ոչ թե անձնագիր կամ անորոշ արտահայտություն օգտագործող նամակ:
- Երբեք մի՛ օգտագործեք էլփոստի թեմայի բոլոր տողերը, նույնիսկ եթե նամակը հրատապ է: Սա գալիս է որպես բղավոց, որը կարելի է մեկնաբանել որպես թշնամանք:
Քայլ 3. Որոշեք, թե ինչպես դիմել հասցեատիրոջը:
Սա կարող է բարդ լինել, եթե նամակ եք ուղարկում անծանոթ մարդու, քանի որ գուցե չգիտեք նրա նախընտրած անունը: Այնուամենայնիվ, կան մի քանի էթիկետային ուղեցույցներ, որոնք կարող են օգնել ձեզ խուսափել սխալ քայլերից:
- Եթե չգիտեք անձի անունը, խուսափեք չափազանց պաշտոնական արտահայտություններից, ինչպիսիք են ՝ «Ում կարող է մտահոգել» կամ «Հարգելի պարոն/տիկին»: Դուք նույնպես չափազանց պատահական մի՛ եղեք: «Բարև» -ը չափազանց ոչ պրոֆեսիոնալ է բիզնես էլ. Հավանաբար, ավելի լավ կլինի, որ նամակը սկսեք պարզ «Բարև» բառով:
- Եթե գիտեք անձի անունը, համոզվեք, որ այն ճիշտ գրել: Մի քանի անգամ ստուգեք ուղղագրությունը, քանի որ հեշտ է սայթաքել, եթե նախկինում երբեք էլ.
- Օգտագործեք «պարոն» և «տիկին» որին հաջորդում է միայն անձի ազգանունը: Օրինակ, եթե նամակ եք ուղարկում Janeեյն Հարթին, սկսեք ձեր էլ.
- Երբեք ենթադրություններ մի արեք կնոջ ընտանեկան կարգավիճակի վերաբերյալ: Եթե դուք գիտեք նրա ընտանեկան կարգավիճակը, միևնույն է, ամենալավն այն է, որ ուշադրություն չդարձնեք էլ. Փոստով, քանի որ դա անտեղի է գործարար աշխարհի համար: Կպչեք «Տիկին» -ին և երբեք մի օգտագործեք «Միսս» կամ «Տիկին»: եթե հասցեատերն ինքը չի օգտագործում այս ողջույնները:
- Եթե ինչ -որ մեկը գիտությունների թեկնածու է, նպատակահարմար է օգտագործել «Դոկտոր», երբ դիմում եք նրան:
Քայլ 4. Բացահայտեք ինքներդ ձեզ և ձեր ներկայացրած ընկերությունը:
Հիշեք, երբ դուք գործարար նամակ եք ուղարկում, դուք ներկայացնում եք ձեր աշխատանքի վայրը: Ձեր առաջին նախադասության մեջ նույնականացրեք ինքներդ ձեզ և ձեր ընկերությանը: Օրինակ, կարող է սկսվել էլ. Նամակ.
Մաս 2 -ից 3 -ից. Էլ
Քայլ 1. Պահպանեք այն կարճ և ճշգրիտ:
Հասնելով նպատակին և հստակորեն նշելով ձեր նպատակը, դուք ներկայացնում եք մասնագիտական կերպար, որին ընթերցողը լուրջ կվերաբերվի: Սա նաև մեծացնում է հավանականությունը, որ ձեր էլ.
- Ձեր և ձեր ընկերության նույնականացումից հետո ձեր հաջորդ նախադասությունը պետք է բացատրի էլ. Փոստի նպատակը: Ավելի լավ է ձեր գործը շարադրեք երկու նախադասության մեջ:
- Եղեք դրական: Նույնիսկ եթե դուք գրում եք բողոք կամ մտահոգություն լուծելու համար, եղեք քաղաքավարի և հարգալից ամբողջ էլ. Մի վատաբանեք ղեկավարներին, այլ ընկերություններին կամ աշխատակիցներին, քանի որ դա վատ է անդրադառնում ձեզ վրա:
- Մինչդեռ ծածկագրերում, ստանդարտ է ներառել ձեր մասին հիմնական տեղեկատվություն, եթե ընկերության անունից նամակ եք ուղարկում, այդ տեղեկատվությունը բաց թողեք: Պարզապես նշեք ձեր անունը և ձեր պաշտոնը ընկերությունում, նախքան էլփոստի նպատակին անցնելը:
Քայլ 2. Օգտագործեք պարզ, անմիջական արձակ:
Գործնական էլփոստը պետք է հնարավորինս հեշտ ընթերցվի: Սա նշանակում է օգտագործել պարզ լեզու, որը հեշտ է հասկանալ:
- Ընտրեք ակտիվ ձայնը պասիվ ձայնի փոխարեն: Օրինակ, մի ասա. Փոխարենը ասեք. «Իմ ղեկավարը ՝ Jamesեյմս Պետերսոնը, ձեզ հուշագիր է ուղարկել»:
- Խուսափեք ժարգոնային և տեխնիկական տերմիններից, նույնիսկ եթե այդպիսի տերմինները մեծ կիրառություն ունեն ձեր ընկերությունում: Ընտրեք պարզ անգլերեն և սովորական արտահայտություններ:
- Օգտագործեք կարճ նախադասություններ: Հնարավորության դեպքում վերացրեք շաղկապները և քանդեք երկար նախադասությունները: Օրինակ ՝ «Մենք ձեզանից պատասխան չենք ստացել հուշագրի վերաբերյալ և ցանկանում էինք հետամուտ լինել ՝ համոզվելու համար, որ դուք հասկացել եք տեղեկատվությունը»: Դա ավելի լավ կլիներ ասել հետևյալ կերպ.
- Օգտագործեք ճիշտ քերականություն, ուղղագրություն և կետադրություն: Ուղղագրության ստուգում և սրբագրում բոլոր նամակները նախքան ուղարկելու կոճակին սեղմելը:
Քայլ 3. Իմացեք, թե ինչից խուսափել ուղարկելուց:
Կան որոշակի էթիկետային կանոններ այն մասին, թե ինչ պետք է փոխանցվի էլ. Հասկացեք, թե ինչից պետք է խուսափել ուղարկելուց, նախքան որևէ մեկի հետ կապ հաստատելը:
- Հավելվածները կարգին են, եթե ուղարկում եք հատուկ պահանջվող տեղեկատվության էլ.
- Խուսափեք չափազանց մեծ կցորդներից և ֆայլերից: Այն դեպքում, երբ անհրաժեշտ է նման տեղեկատվություն ուղարկել, նախօրոք նամակ ուղարկեք հասցեատիրոջը:
- Մի օգտագործեք չափազանց երկար ստորագրություն: Իդեալում, ձեր ստորագրությունը պետք է պարունակի միայն ձեր անունը, փոստային հասցեն, էլ. Փոստի հասցեն և հեռախոսահամարը: Եթե ցանկանում եք, տեղին է նաև ներառել ձեր աշխատանքի կոչումը:
- Մի ներառեք գրաֆիկա կամ նախապատմություն: Նրանք հակված են խցանել էլ.փոստի հիշողությունը և դուրս գալ որպես ոչ պրոֆեսիոնալ բիզնեսի պայմաններում:
3 -րդ մաս 3 -ից. Էլ. Փոստի ավարտում
Քայլ 1. Ստացեք ստացողին ցուցումներ, թե ինչպես արձագանքել:
Էլ.փոստի վերջում ցուցումներ տվեք, թե ինչպես կարող է հետևորդը հետևել:
- Քաղաքավարությամբ նշեք այն ժամկետը, որում կցանկանայիք հետ լսել: Օրինակ ՝ «Եթե վաղը կարողանայիք վերադառնալ ինձ մոտ, ես իսկապես կգնահատեի դա»:
- Անհրաժեշտության դեպքում ներառեք ցանկացած կոնտակտային տվյալ: Կարող եք պարզապես ասել ՝ «Սա ինձ ուղարկվող լավագույն էլ. Փոստն է» կամ զանգահարել հեռախոսահամարով և ներառել ձեր համարը:
- Կոնկրետ եղեք, թե ինչ եք ուզում ստացողից: Պարզապես մի ասեք. «Հուսով եմ, որ շուտով ձեզանից կլսեմ»: Փոխարենը ասեք. «Հուսով եմ, որ շուտով կլսեմ ձեզ, որպեսզի կարողանանք քննարկել նոր համակարգչային համակարգին անցնելու լոգիստիկան»:
Քայլ 2. Օգտագործեք համապատասխան ուղարկումը:
Ձեր անունից առաջ կլինի հրաժեշտի մի ձև: Ընտրեք ձեր էլ. Փոստին համապատասխան բիզնես ուղարկելը:
- Մի օգտագործեք պարզապես գծիկ, ապա նշեք ձեր անունը: Սա չափազանց ոչ ֆորմալ է, ինչպես նաև անջատումները, ինչպիսիք են «Կտեսնվենք» և «Հանգստացեք»: Էմոտիկոններից, ինչպես ժպիտների դեմքերից, լավագույնս խուսափելն է:
- Գործնական էլփոստում «Լավագույն» կամ «Լավագույնը» նման բաները տեղին են, քանի որ դրանք ընկերական են ՝ չզոհելով պրոֆեսիոնալիզմից: «Հարգանքներով» -ը մեկ այլ լավ տարբերակ է, բայց կարող է դուրս գալ որպես խցանված:
- «Շնորհակալություն» և «Շնորհակալություն» նույնպես տեղին են, բայց դրանք պետք է խուսափել, եթե ստացողից չեք պահանջում կատարել որևէ առաջադրանք կամ պարտականություն:
Քայլ 3. Հետևեք:
Գործարար աշխարհը զբաղված է: Եթե համապատասխան ժամկետում չեք լսում ստացողին, ապա նպատակահարմար է ուղարկել հետագա էլ.
- Եթե ինչ -որ մեկը չի արձագանքում, ամենայն հավանականությամբ դա դիտավորյալ չէր: Նամակները կրկնօրինակում են և հաճախ, նույնիսկ եթե հետևում եք պատշաճ արձանագրությանը, ամեն ինչ պատահաբար հայտնվում է սպամի ֆիլտրում:
- Հետագա էլփոստը պետք է լինի արդեն ուղարկված էլ. Եղեք քաղաքավարի ՝ սկսելով հետևյալից. Այնուհետև համառոտ վերաշարադրեք սկզբնական հաղորդագրության թեման:
Էլեկտրոնային փոստի գրելու օգնություն
Էլ.փոստի հասցե ՝ անհայտ անձին
Աջակցեք wikiHow և բացել բոլոր նմուշները.
Համապատասխան բիզնես բարևներ
Աջակցեք wikiHow և բացել բոլոր նմուշները.
Անծանոթ էլ. Նամակ, որին ծանոթ չեք պրոֆեսորին
Աջակցեք wikiHow և բացել բոլոր նմուշները.