Երբ դուք բիզնես ունեք, ամենայն հավանականությամբ, պետք է նամակ գրեք ձեր հաճախորդներին: Հնարավոր է, որ դուք գրում եք նրանց նոր իրադարձությունների կամ հատուկ իրադարձությունների մասին պատմելու համար, կամ կարող եք ձեր ընկերության անունից պատասխանել հաճախորդի բողոքին: Անկախ նամակի պատճառներից, դուք միշտ պետք է պահպանեք մասնագիտական երանգ:
Քայլեր
Գործնական նամակների օրինակ
Նմուշ Նամակ, որը հայտարարում է նոր բիզնես
Ընկերության օրինակելի շնորհակալական նամակ
Ընկերությունից ներողություն խնդրող նամակի օրինակ
2 -րդ մաս 1 -ից. Բիզնես նամակի ձևավորում
Քայլ 1. Օգտագործեք պրոֆեսիոնալ գլխագիր:
Գործնական նամակը կլինի ձեր ընկերության ներկայացուցչությունը: Այսպիսով, այն պետք է լինի հստակ և որակյալ: Այն պետք է նաև ունենա ձեր ընկերության լոգոն կամ ապրանքանիշը:
Դուք կարող եք ստեղծել գլխագիր ՝ օգտագործելով Microsoft Word- ում նախապես մշակված գունավոր տառերի ձևանմուշներ: Անպայման օգտագործեք ձեր առկա լոգոն կամ ապրանքանիշը գլխագրի մեջ:
Քայլ 2. Բացեք բառերի մշակման ծրագիր:
Դուք միշտ պետք է համակարգչով մուտքագրեք բիզնես նամակ:
- Ստեղծեք նոր փաստաթուղթ և փաստաթղթի համար սահմանեք 1 դյույմ լուսանցք:
- Օգտագործեք սերիֆային տառատեսակ, ինչպիսիք են Times New Roman, Georgia կամ Ariel: Համոզվեք, որ օգտագործեք տառատեսակի չափը, որը ոչ ավելի, քան 12 միավոր է, բայց ոչ պակաս, քան 10 միավոր: Տառը չպետք է դժվար լինի կարդալ տառատեսակի ընտրության կամ տառաչափի պատճառով:
- Համոզվեք, որ փաստաթուղթը դրված է մեկ տարածության վրա:
Քայլ 3. Ստեղծեք բլոկի ձևը:
Արգելափակման ձևը ամենատարածված ձևն է, որն օգտագործվում է բիզնես տառերի համար: Այն նաև ամենահեշտն է կարգավորել և հետևել: Յուրաքանչյուր վերնագիր պետք է մնա հավասարեցված և յուրաքանչյուր վերնագրի միջև պետք է լինի մեկ բաց տարածք: Փաստաթղթի վերևից ՝ ներքևից սկսած, ձեր բիզնես նամակը պետք է ունենա հետևյալ վերնագրերը.
- Այսօրվա ամսաթիվը կամ նամակը ուղարկելու ամսաթիվը: Ամսաթիվը կարևոր է, քանի որ այն կարող է օգտագործվել ձեր և ստացողի գրառումների համար: Բացի այդ, այն կարող է ունենալ օրինական օգտագործում: Այսպիսով, համոզվեք, որ դա ճշգրիտ է:
- Ուղարկողի հասցեն: Սա ձեր հասցեն է ՝ ձևափոխված ստանդարտ հասցեի ոճով: Եթե ձեր հասցեն արդեն հայտնվում է ձեր գլխատառերում, կարող եք բաց թողնել այս վերնագիրը:
- Ներքին հասցեն: Սա այն անձի անունն ու հասցեն է, որին գրում եք: Պարոն/տիկին օգտագործումը պարտադիր չէ: Օրինակ, եթե դուք գրում էիք Նինա Բրաունին, կարող եք թողնել տիկին/տիկին նրա անունից, եթե վստահ չեք, թե որն է նրա ընտանեկան կարգավիճակը:
- Ողջույնը: Սա կարող է լինել «Սիրելի տիկին Բրաուն» կամ «Հարգելի Նինա Բրաուն»: Եթե վստահ չեք, թե ով է կարդալու նամակը, օգտագործեք «Հարգելի պարոն, կամ սիրելի տիկին»: Կարող եք նաև օգտագործել «Ում կարող է մտահոգել» -ը, բայց միայն որպես վերջին միջոց, եթե պատկերացում չունեք, թե ով է ձեր լսարանը:
- Նամակի մարմինը: Սրա վրա ավելի շատ կկենտրոնանանք հոդվածի հաջորդ բաժնում:
- Նամակի փակումը ՝ ստորագրությամբ: Սա կարող է լինել «Հարգանքներով» կամ «Հարգանքներով»:
2 -րդ մաս 2 -ից. Բիզնես նամակ գրելը
Քայլ 1. Բացահայտեք ձեր լսարանը:
Նամակի տոնայնությունը միշտ պետք է մնա պրոֆեսիոնալ ՝ անկախ հանդիսատեսից: Բայց դուք, ամենայն հավանականությամբ, կկարգավորեք ձեր լեզուն կամ բառերի ընտրությունը ՝ ելնելով նրանից, թե ում եք գրում: Եթե դուք գրում եք մարդկային ռեսուրսների բաժին այլ բիզնեսում, գուցե ձեզ անհրաժեշտ լինի օգտագործել ավելի պաշտոնական լեզու: Բայց եթե գրում եք կոնկրետ հաճախորդի, կարող եք օգտագործել ավելի ոչ պաշտոնական կամ պատահական լեզու:
- Ձեր լսարանի նույնականացումը նշանակում է նաև, որ դուք կխուսափեք ձեր լսարանը շփոթեցնելուց: Խուսափեք տերմինաբանություն օգտագործելուց, որը ձեր ընթերցողը չի հասկանա: Հաճախորդը, հավանաբար, չգիտի ձեր ընկերության տիեզերական ծրագրի համար օգտագործվող հապավումները, օրինակ, այնպես որ խուսափեք դրանք նամակում օգտագործելուց:
- Լավ գործարար նամակ գրելու թիվ մեկ կանոնը պետք է լինի հստակ, հակիրճ և քաղաքավարի:
Քայլ 2. Առաջին տողում նշեք նամակի նպատակը:
Հաշվի առեք նամակի նպատակը: Արդյո՞ք դա ձեր հաճախորդներին տեղյակ պահելու քաղաքի նոր հատվածում ձեր նոր գտնվելու վայրի մասին: Արդյո՞ք դա հաճախորդին հիշեցնելու մասին չվճարված հաշիվը կամ չմարված մնացորդը: Կամ պատասխանել հաճախորդի բողոքին: Այս նպատակը հաշվի առնելով ՝ ստեղծեք առաջին տողը, որը թույլ կտա ընթերցողին անմիջապես իմանալ, թե ինչի մասին է լինելու նամակը: Մի անորոշ եղեք նամակի նպատակի վերաբերյալ: Կտրեք հետապնդումը:
- Սկսեք ՝ օգտագործելով «Ես» -ը, եթե ձեր բիզնեսի սեփականատերն եք հայտնում ձեր կարծիքը: Օգտագործեք «մենք» -ը, եթե գրում եք ընկերության կամ կազմակերպության անունից:
- Կենտրոնացեք անմիջական հայտարարության վրա, օրինակ ՝ «Մենք գրում ենք ձեզ տեղեկացնելու համար» կամ «Մենք գրում ենք խնդրանքով»: Կարող եք նաև օգտագործել «Ես» հայտարարությունը, եթե գրում եք որպես բիզնեսի սեփականատեր: Օրինակ ՝ «Ես ձեզ հետ եմ կապվում, որովհետև» կամ «Ես վերջերս լսել եմ… և կցանկանայի ավելին իմանալ դրա մասին …»:
- Օրինակ, դուք (բիզնեսի սեփականատերը) գրում եք Նինա Բրաունին նախորդ ամսվա չվճարված օրինագծի մասին: Նամակը սկսեք հետևյալով.
- Կամ, դուք ընկերության աշխատակից եք և գրում եք ի պատասխան ընկերության տիեզերական ծրագրի դեմ հաճախորդի բողոքի: Նամակը սկսեք հետևյալ կերպ. «Մենք ստացանք ձեր բողոքը Մարսի տիեզերական ծրագրի վերաբերյալ»:
- Դուք կարող եք գրել, որպեսզի տեղեկացնեք ընթերցողին, որ նրանք հաղթել են մրցույթում, կամ նրանք տեղ են ստացել ավարտական ծրագրում: Սկսեք մի արտահայտությամբ, ինչպիսին է.
- Եթե վատ լուրեր եք հաղորդում, սկսեք մի արտահայտությամբ, ինչպիսին է. «Regretավով ենք հայտնում ձեզ…»: Կամ ՝ «Մանրակրկիտ ուսումնասիրելուց հետո, ես որոշեցի չանել…»:
Քայլ 3. Օգտագործեք ակտիվ, այլ ոչ թե պասիվ ձայնը:
Մենք անընդհատ օգտագործում ենք պասիվ ձայնը ընդհանուր խոսքում: Բայց պասիվ ձայնը կարող է ձեր գրածը ձանձրալի կամ շփոթեցնող թվալ: Ակտիվ ձայնը շատ ավելի արդյունավետ է բիզնես նամակում, քանի որ այն հաստատում է ավելի պնդող երանգ:
- Պասիվ ձայնի օրինակ կարող է լինել. «Ի՞նչ կոնկրետ բողոքներ կարող եմ ուղղել ձեզ»: Նախադասության առարկան ՝ պատվիրատուն («դու»), հայտնվում է նախադասության վերջում, այլ ոչ թե նախադասության սկզբում:
- Ակտիվ ձայնի օրինակ կարող է լինել. «Ի՞նչ կարող եմ անել ՝ ձեր բողոքները լուծելու համար»: Արտահայտության այս տարբերակը ՝ ակտիվ ձայնով, ընթերցողի համար շատ ավելի պարզ և հասկանալի է:
- Պասիվ ձայնի օգտագործումը կարող է լավ միջոց լինել ձեր հաղորդագրությունը փոխանցելու համար ՝ առանց ուշադրություն դարձնելու սխալի կամ անհրապույր կետի: Բայց օգտագործեք այն միայն այս դեպքում: Ընդհանուր առմամբ, ակտիվ ձայնը շատ ավելի արդյունավետ է գործնական տառերում:
Քայլ 4. Անդրադարձեք նախորդ իրադարձությանը կամ ընթերցողի հետ նախկին հաղորդակցությանը, եթե կիրառելի է:
Միգուցե դուք կապ հաստատեցիք Նինա Բրաունի հետ անցյալ ամսվա սկզբին ՝ նախապես զգուշացնելով նրա չվճարված հաշիվների մասին: Կամ գուցե հաճախորդը տիեզերական ծրագրի վերաբերյալ իր վրդովմունքն արտահայտեց անցյալ ամիս ՝ համաժողովի ժամանակ: Եթե արդեն շփվել եք ընթերցողի հետ, ապա ընդունեք դա: Այն ընթերցողին կհիշեցնի ձեր նախկին շփման մասին և գործնական նամակին ավելի անմիջական և կարևոր կդարձնի:
Օգտագործեք այնպիսի արտահայտություն, ինչպիսին է ՝ «Ձեր չվճարված օրինագծի վերաբերյալ իմ նախորդ նամակի համաձայն …» կամ «Շնորհակալություն մարտին վճարման համար»: Կամ «Շատ օգտակար էր մայիսին կայանալիք համաժողովի ընթացքում լսել տիեզերական ծրագրի հետ կապված ձեր խնդիրների մասին»:
Քայլ 5. Հարցրեք կամ օգնություն առաջարկեք:
Ընթերցողի հետ հաստատեք դրական երանգ ՝ քաղաքավարի խնդրանք ներկայացնելով կամ առաջարկելով օգնություն աշխատանքային հարաբերությունների տեսքով:
- Ասա, որ դու բիզնեսի սեփականատեր ես, որը փորձում է հաճախորդին ստիպել հաշիվ վճարել: Օգտագործեք հետևյալ արտահայտությունը. «Ես կգնահատեի ձեր անհապաղ ուշադրությունը ձեր չվճարված հաշիվների հարցում»:
- Ասեք, որ գրում եք ձեր ընկերության անունից: Օգտագործեք հետևյալ արտահայտությունը. «Մենք կցանկանայինք դեմ առ դեմ հանդիպում կազմակերպել ձեզ և մեր մարդկային ռեսուրսների ղեկավարի հետ»:
- Դուք նաև պետք է առաջարկեք պատասխանել ընթերցողի ցանկացած հարցի կամ մտահոգության: Օգտագործեք այնպիսի արտահայտություն, ինչպիսին է. Կամ ՝ «Կցանկանա՞ք, որ մենք ձեզ ավելի մանրամասն տեղեկացնենք ծրագրի մասին»:
Քայլ 6. Փաթեթավորեք նամակը:
Ներառեք գործողության կոչ ՝ ձեր կողմից կամ ընթերցողի կողմից: Սա կարող է լինել որոշակի ամսաթվի վճարման պահանջ, կամ գրություն ընթերցողի հետ պաշտոնական հանդիպում կազմակերպելու մասին:
- Ապագայում ներառեք նամակ ստացողի հետ խոսելու մասին նախադասություն: «Ես անհամբերությամբ սպասում եմ ձեզ հաջորդ շաբաթ բյուջեի նիստին»: Կամ «Անհամբերությամբ սպասում եմ, որ դա ձեզ հետ կքննարկենք մեր շտաբ այցելության ժամանակ»:
- Ձեր նամակով նշեք ձեր ունեցած ցանկացած փաստաթուղթ: Ավելացրեք մի արտահայտություն, ինչպիսին է «Խնդրում ենք կցված գտնել ձեր չվճարված հաշիվը» կամ «Դուք կտեսնեք մեր տիեզերագնացության ծրագրի պատճենը»:
- Ավարտեք նամակը փակման արտահայտությամբ: Հաճախորդների կամ հաճախորդների համար օգտագործեք «Հարգանքներով» կամ «Հարգանքով քոնը»:
- Օգտագործեք «Ձերը հավատարմորեն» պաշտոնական նամակների համար, որոնց դուք ընդհանրապես չեք ճանաչում:
- Օգտագործեք «Հարգանքներ» կամ «Լավագույն» բառերը միայն այն դեպքում, երբ գրում եք մեկին, ում լավ եք ճանաչում կամ աշխատանքային հարաբերություններ ունեք:
Քայլ 7. Նամակը սրբագրել:
Ձեր բոլոր մանրակրկիտ ձևաչափումն ու գրումը անիմաստ կլինեն, եթե նամակը լի է ուղղագրական սխալներով:
- Փնտրեք պասիվ ձայնի ցանկացած դեպք և փորձեք նախադասությունը հարմարեցնել ակտիվ ձայնին:
- Ուշադրություն դարձրեք երկարատև կամ անհասկանալի և անմիջական նախադասություններին: Գործնական նամակում սովորաբար ավելի քիչ է լինում, ուստի հնարավորության դեպքում կրճատեք ձեր նախադասությունների երկարությունը: