Ինչպես գրել բիզնես նամակ հաճախորդներին (օրինակելի տառերով)

Բովանդակություն:

Ինչպես գրել բիզնես նամակ հաճախորդներին (օրինակելի տառերով)
Ինչպես գրել բիզնես նամակ հաճախորդներին (օրինակելի տառերով)

Video: Ինչպես գրել բիզնես նամակ հաճախորդներին (օրինակելի տառերով)

Video: Ինչպես գրել բիզնես նամակ հաճախորդներին (օրինակելի տառերով)
Video: Քայլ 2. Ինչպես սկսել բիզնես I 7 հուշում 2024, Երթ
Anonim

Երբ դուք բիզնես ունեք, ամենայն հավանականությամբ, պետք է նամակ գրեք ձեր հաճախորդներին: Հնարավոր է, որ դուք գրում եք նրանց նոր իրադարձությունների կամ հատուկ իրադարձությունների մասին պատմելու համար, կամ կարող եք ձեր ընկերության անունից պատասխանել հաճախորդի բողոքին: Անկախ նամակի պատճառներից, դուք միշտ պետք է պահպանեք մասնագիտական երանգ:

Քայլեր

Գործնական նամակների օրինակ

Image
Image

Նմուշ Նամակ, որը հայտարարում է նոր բիզնես

Image
Image

Ընկերության օրինակելի շնորհակալական նամակ

Image
Image

Ընկերությունից ներողություն խնդրող նամակի օրինակ

2 -րդ մաս 1 -ից. Բիզնես նամակի ձևավորում

Գրեք բիզնես նամակ հաճախորդներին Քայլ 1
Գրեք բիզնես նամակ հաճախորդներին Քայլ 1

Քայլ 1. Օգտագործեք պրոֆեսիոնալ գլխագիր:

Գործնական նամակը կլինի ձեր ընկերության ներկայացուցչությունը: Այսպիսով, այն պետք է լինի հստակ և որակյալ: Այն պետք է նաև ունենա ձեր ընկերության լոգոն կամ ապրանքանիշը:

Դուք կարող եք ստեղծել գլխագիր ՝ օգտագործելով Microsoft Word- ում նախապես մշակված գունավոր տառերի ձևանմուշներ: Անպայման օգտագործեք ձեր առկա լոգոն կամ ապրանքանիշը գլխագրի մեջ:

Գրեք բիզնես նամակ հաճախորդներին Քայլ 2
Գրեք բիզնես նամակ հաճախորդներին Քայլ 2

Քայլ 2. Բացեք բառերի մշակման ծրագիր:

Դուք միշտ պետք է համակարգչով մուտքագրեք բիզնես նամակ:

  • Ստեղծեք նոր փաստաթուղթ և փաստաթղթի համար սահմանեք 1 դյույմ լուսանցք:
  • Օգտագործեք սերիֆային տառատեսակ, ինչպիսիք են Times New Roman, Georgia կամ Ariel: Համոզվեք, որ օգտագործեք տառատեսակի չափը, որը ոչ ավելի, քան 12 միավոր է, բայց ոչ պակաս, քան 10 միավոր: Տառը չպետք է դժվար լինի կարդալ տառատեսակի ընտրության կամ տառաչափի պատճառով:
  • Համոզվեք, որ փաստաթուղթը դրված է մեկ տարածության վրա:
Գրեք բիզնես նամակ հաճախորդներին Քայլ 3
Գրեք բիզնես նամակ հաճախորդներին Քայլ 3

Քայլ 3. Ստեղծեք բլոկի ձևը:

Արգելափակման ձևը ամենատարածված ձևն է, որն օգտագործվում է բիզնես տառերի համար: Այն նաև ամենահեշտն է կարգավորել և հետևել: Յուրաքանչյուր վերնագիր պետք է մնա հավասարեցված և յուրաքանչյուր վերնագրի միջև պետք է լինի մեկ բաց տարածք: Փաստաթղթի վերևից ՝ ներքևից սկսած, ձեր բիզնես նամակը պետք է ունենա հետևյալ վերնագրերը.

  • Այսօրվա ամսաթիվը կամ նամակը ուղարկելու ամսաթիվը: Ամսաթիվը կարևոր է, քանի որ այն կարող է օգտագործվել ձեր և ստացողի գրառումների համար: Բացի այդ, այն կարող է ունենալ օրինական օգտագործում: Այսպիսով, համոզվեք, որ դա ճշգրիտ է:
  • Ուղարկողի հասցեն: Սա ձեր հասցեն է ՝ ձևափոխված ստանդարտ հասցեի ոճով: Եթե ձեր հասցեն արդեն հայտնվում է ձեր գլխատառերում, կարող եք բաց թողնել այս վերնագիրը:
  • Ներքին հասցեն: Սա այն անձի անունն ու հասցեն է, որին գրում եք: Պարոն/տիկին օգտագործումը պարտադիր չէ: Օրինակ, եթե դուք գրում էիք Նինա Բրաունին, կարող եք թողնել տիկին/տիկին նրա անունից, եթե վստահ չեք, թե որն է նրա ընտանեկան կարգավիճակը:
  • Ողջույնը: Սա կարող է լինել «Սիրելի տիկին Բրաուն» կամ «Հարգելի Նինա Բրաուն»: Եթե վստահ չեք, թե ով է կարդալու նամակը, օգտագործեք «Հարգելի պարոն, կամ սիրելի տիկին»: Կարող եք նաև օգտագործել «Ում կարող է մտահոգել» -ը, բայց միայն որպես վերջին միջոց, եթե պատկերացում չունեք, թե ով է ձեր լսարանը:
  • Նամակի մարմինը: Սրա վրա ավելի շատ կկենտրոնանանք հոդվածի հաջորդ բաժնում:
  • Նամակի փակումը ՝ ստորագրությամբ: Սա կարող է լինել «Հարգանքներով» կամ «Հարգանքներով»:

2 -րդ մաս 2 -ից. Բիզնես նամակ գրելը

Գրեք բիզնես նամակ հաճախորդներին Քայլ 4
Գրեք բիզնես նամակ հաճախորդներին Քայլ 4

Քայլ 1. Բացահայտեք ձեր լսարանը:

Նամակի տոնայնությունը միշտ պետք է մնա պրոֆեսիոնալ ՝ անկախ հանդիսատեսից: Բայց դուք, ամենայն հավանականությամբ, կկարգավորեք ձեր լեզուն կամ բառերի ընտրությունը ՝ ելնելով նրանից, թե ում եք գրում: Եթե դուք գրում եք մարդկային ռեսուրսների բաժին այլ բիզնեսում, գուցե ձեզ անհրաժեշտ լինի օգտագործել ավելի պաշտոնական լեզու: Բայց եթե գրում եք կոնկրետ հաճախորդի, կարող եք օգտագործել ավելի ոչ պաշտոնական կամ պատահական լեզու:

  • Ձեր լսարանի նույնականացումը նշանակում է նաև, որ դուք կխուսափեք ձեր լսարանը շփոթեցնելուց: Խուսափեք տերմինաբանություն օգտագործելուց, որը ձեր ընթերցողը չի հասկանա: Հաճախորդը, հավանաբար, չգիտի ձեր ընկերության տիեզերական ծրագրի համար օգտագործվող հապավումները, օրինակ, այնպես որ խուսափեք դրանք նամակում օգտագործելուց:
  • Լավ գործարար նամակ գրելու թիվ մեկ կանոնը պետք է լինի հստակ, հակիրճ և քաղաքավարի:
Գրեք բիզնես նամակ հաճախորդներին Քայլ 5
Գրեք բիզնես նամակ հաճախորդներին Քայլ 5

Քայլ 2. Առաջին տողում նշեք նամակի նպատակը:

Հաշվի առեք նամակի նպատակը: Արդյո՞ք դա ձեր հաճախորդներին տեղյակ պահելու քաղաքի նոր հատվածում ձեր նոր գտնվելու վայրի մասին: Արդյո՞ք դա հաճախորդին հիշեցնելու մասին չվճարված հաշիվը կամ չմարված մնացորդը: Կամ պատասխանել հաճախորդի բողոքին: Այս նպատակը հաշվի առնելով ՝ ստեղծեք առաջին տողը, որը թույլ կտա ընթերցողին անմիջապես իմանալ, թե ինչի մասին է լինելու նամակը: Մի անորոշ եղեք նամակի նպատակի վերաբերյալ: Կտրեք հետապնդումը:

  • Սկսեք ՝ օգտագործելով «Ես» -ը, եթե ձեր բիզնեսի սեփականատերն եք հայտնում ձեր կարծիքը: Օգտագործեք «մենք» -ը, եթե գրում եք ընկերության կամ կազմակերպության անունից:
  • Կենտրոնացեք անմիջական հայտարարության վրա, օրինակ ՝ «Մենք գրում ենք ձեզ տեղեկացնելու համար» կամ «Մենք գրում ենք խնդրանքով»: Կարող եք նաև օգտագործել «Ես» հայտարարությունը, եթե գրում եք որպես բիզնեսի սեփականատեր: Օրինակ ՝ «Ես ձեզ հետ եմ կապվում, որովհետև» կամ «Ես վերջերս լսել եմ… և կցանկանայի ավելին իմանալ դրա մասին …»:
  • Օրինակ, դուք (բիզնեսի սեփականատերը) գրում եք Նինա Բրաունին նախորդ ամսվա չվճարված օրինագծի մասին: Նամակը սկսեք հետևյալով.
  • Կամ, դուք ընկերության աշխատակից եք և գրում եք ի պատասխան ընկերության տիեզերական ծրագրի դեմ հաճախորդի բողոքի: Նամակը սկսեք հետևյալ կերպ. «Մենք ստացանք ձեր բողոքը Մարսի տիեզերական ծրագրի վերաբերյալ»:
  • Դուք կարող եք գրել, որպեսզի տեղեկացնեք ընթերցողին, որ նրանք հաղթել են մրցույթում, կամ նրանք տեղ են ստացել ավարտական ծրագրում: Սկսեք մի արտահայտությամբ, ինչպիսին է.
  • Եթե վատ լուրեր եք հաղորդում, սկսեք մի արտահայտությամբ, ինչպիսին է. «Regretավով ենք հայտնում ձեզ…»: Կամ ՝ «Մանրակրկիտ ուսումնասիրելուց հետո, ես որոշեցի չանել…»:
Գրեք բիզնես նամակ հաճախորդներին Քայլ 6
Գրեք բիզնես նամակ հաճախորդներին Քայլ 6

Քայլ 3. Օգտագործեք ակտիվ, այլ ոչ թե պասիվ ձայնը:

Մենք անընդհատ օգտագործում ենք պասիվ ձայնը ընդհանուր խոսքում: Բայց պասիվ ձայնը կարող է ձեր գրածը ձանձրալի կամ շփոթեցնող թվալ: Ակտիվ ձայնը շատ ավելի արդյունավետ է բիզնես նամակում, քանի որ այն հաստատում է ավելի պնդող երանգ:

  • Պասիվ ձայնի օրինակ կարող է լինել. «Ի՞նչ կոնկրետ բողոքներ կարող եմ ուղղել ձեզ»: Նախադասության առարկան ՝ պատվիրատուն («դու»), հայտնվում է նախադասության վերջում, այլ ոչ թե նախադասության սկզբում:
  • Ակտիվ ձայնի օրինակ կարող է լինել. «Ի՞նչ կարող եմ անել ՝ ձեր բողոքները լուծելու համար»: Արտահայտության այս տարբերակը ՝ ակտիվ ձայնով, ընթերցողի համար շատ ավելի պարզ և հասկանալի է:
  • Պասիվ ձայնի օգտագործումը կարող է լավ միջոց լինել ձեր հաղորդագրությունը փոխանցելու համար ՝ առանց ուշադրություն դարձնելու սխալի կամ անհրապույր կետի: Բայց օգտագործեք այն միայն այս դեպքում: Ընդհանուր առմամբ, ակտիվ ձայնը շատ ավելի արդյունավետ է գործնական տառերում:
Գրեք բիզնես նամակ հաճախորդներին Քայլ 7
Գրեք բիզնես նամակ հաճախորդներին Քայլ 7

Քայլ 4. Անդրադարձեք նախորդ իրադարձությանը կամ ընթերցողի հետ նախկին հաղորդակցությանը, եթե կիրառելի է:

Միգուցե դուք կապ հաստատեցիք Նինա Բրաունի հետ անցյալ ամսվա սկզբին ՝ նախապես զգուշացնելով նրա չվճարված հաշիվների մասին: Կամ գուցե հաճախորդը տիեզերական ծրագրի վերաբերյալ իր վրդովմունքն արտահայտեց անցյալ ամիս ՝ համաժողովի ժամանակ: Եթե արդեն շփվել եք ընթերցողի հետ, ապա ընդունեք դա: Այն ընթերցողին կհիշեցնի ձեր նախկին շփման մասին և գործնական նամակին ավելի անմիջական և կարևոր կդարձնի:

Օգտագործեք այնպիսի արտահայտություն, ինչպիսին է ՝ «Ձեր չվճարված օրինագծի վերաբերյալ իմ նախորդ նամակի համաձայն …» կամ «Շնորհակալություն մարտին վճարման համար»: Կամ «Շատ օգտակար էր մայիսին կայանալիք համաժողովի ընթացքում լսել տիեզերական ծրագրի հետ կապված ձեր խնդիրների մասին»:

Գրեք բիզնես նամակ հաճախորդներին Քայլ 8
Գրեք բիզնես նամակ հաճախորդներին Քայլ 8

Քայլ 5. Հարցրեք կամ օգնություն առաջարկեք:

Ընթերցողի հետ հաստատեք դրական երանգ ՝ քաղաքավարի խնդրանք ներկայացնելով կամ առաջարկելով օգնություն աշխատանքային հարաբերությունների տեսքով:

  • Ասա, որ դու բիզնեսի սեփականատեր ես, որը փորձում է հաճախորդին ստիպել հաշիվ վճարել: Օգտագործեք հետևյալ արտահայտությունը. «Ես կգնահատեի ձեր անհապաղ ուշադրությունը ձեր չվճարված հաշիվների հարցում»:
  • Ասեք, որ գրում եք ձեր ընկերության անունից: Օգտագործեք հետևյալ արտահայտությունը. «Մենք կցանկանայինք դեմ առ դեմ հանդիպում կազմակերպել ձեզ և մեր մարդկային ռեսուրսների ղեկավարի հետ»:
  • Դուք նաև պետք է առաջարկեք պատասխանել ընթերցողի ցանկացած հարցի կամ մտահոգության: Օգտագործեք այնպիսի արտահայտություն, ինչպիսին է. Կամ ՝ «Կցանկանա՞ք, որ մենք ձեզ ավելի մանրամասն տեղեկացնենք ծրագրի մասին»:
Գրեք բիզնես նամակ հաճախորդներին Քայլ 9
Գրեք բիզնես նամակ հաճախորդներին Քայլ 9

Քայլ 6. Փաթեթավորեք նամակը:

Ներառեք գործողության կոչ ՝ ձեր կողմից կամ ընթերցողի կողմից: Սա կարող է լինել որոշակի ամսաթվի վճարման պահանջ, կամ գրություն ընթերցողի հետ պաշտոնական հանդիպում կազմակերպելու մասին:

  • Ապագայում ներառեք նամակ ստացողի հետ խոսելու մասին նախադասություն: «Ես անհամբերությամբ սպասում եմ ձեզ հաջորդ շաբաթ բյուջեի նիստին»: Կամ «Անհամբերությամբ սպասում եմ, որ դա ձեզ հետ կքննարկենք մեր շտաբ այցելության ժամանակ»:
  • Ձեր նամակով նշեք ձեր ունեցած ցանկացած փաստաթուղթ: Ավելացրեք մի արտահայտություն, ինչպիսին է «Խնդրում ենք կցված գտնել ձեր չվճարված հաշիվը» կամ «Դուք կտեսնեք մեր տիեզերագնացության ծրագրի պատճենը»:
  • Ավարտեք նամակը փակման արտահայտությամբ: Հաճախորդների կամ հաճախորդների համար օգտագործեք «Հարգանքներով» կամ «Հարգանքով քոնը»:
  • Օգտագործեք «Ձերը հավատարմորեն» պաշտոնական նամակների համար, որոնց դուք ընդհանրապես չեք ճանաչում:
  • Օգտագործեք «Հարգանքներ» կամ «Լավագույն» բառերը միայն այն դեպքում, երբ գրում եք մեկին, ում լավ եք ճանաչում կամ աշխատանքային հարաբերություններ ունեք:
Գրեք բիզնես նամակ հաճախորդներին Քայլ 10
Գրեք բիզնես նամակ հաճախորդներին Քայլ 10

Քայլ 7. Նամակը սրբագրել:

Ձեր բոլոր մանրակրկիտ ձևաչափումն ու գրումը անիմաստ կլինեն, եթե նամակը լի է ուղղագրական սխալներով:

  • Փնտրեք պասիվ ձայնի ցանկացած դեպք և փորձեք նախադասությունը հարմարեցնել ակտիվ ձայնին:
  • Ուշադրություն դարձրեք երկարատև կամ անհասկանալի և անմիջական նախադասություններին: Գործնական նամակում սովորաբար ավելի քիչ է լինում, ուստի հնարավորության դեպքում կրճատեք ձեր նախադասությունների երկարությունը:

Խորհուրդ ենք տալիս: