Ինչպես գրել մասնագիտական նամակ (նկարներով)

Բովանդակություն:

Ինչպես գրել մասնագիտական նամակ (նկարներով)
Ինչպես գրել մասնագիտական նամակ (նկարներով)

Video: Ինչպես գրել մասնագիտական նամակ (նկարներով)

Video: Ինչպես գրել մասնագիտական նամակ (նկարներով)
Video: Ինչպես գրել շարադրություն /Inchpes grel sharadrutyun 2024, Երթ
Anonim

Էլեկտրոնային փոստը բիզնես հաղորդակցության կարևոր մասն է, ուստի շատ կարևոր է այն ճիշտ ձևակերպել: Թեև նամակները սովորաբար ոչ այնքան պաշտոնական են, որքան նամակները, դրանք դեռևս պետք է լինեն պրոֆեսիոնալ և ներկայացնեն ձեր և ձեր բիզնեսի, համայնքի կամ պաշտոնի լավ պատկեր: Հետևեք այս ձեռնարկի քայլերին ՝ ստեղծելու գործարար նամակներ, որոնք հավատարիմ են էթիկետին և ապահովում են պրոֆեսիոնալիզմը:

Քայլեր

Մաս 1 -ը 4 -ից. Էլ. Փոստի հասցեագրում

Գրեք մասնագիտական էլփոստ Քայլ 1
Գրեք մասնագիտական էլփոստ Քայլ 1

Քայլ 1. Ուղարկեք ձեր էլ

Մուտքագրեք ձեր հասցեատիրոջ էլփոստի հասցեն «Դեպի» դաշտում: Օգտագործեք Դեպի դաշտը, եթե ցանկանում եք էլփոստով ուղարկել կոնտակտներին ՝ միաժամանակ խրախուսելով նրանց պատասխանը:

  • Այս դաշտը այն մարդկանց համար է, որոնց հաղորդագրությունն ուղղակիորեն ազդում է: Եթե դուք ակնկալում եք, որ ինչ -որ մեկը ինչ -որ բան կանի ձեր էլ. Փոստին ի պատասխան, նա պետք է լինի To դաշտում:
  • Լավ գաղափար է ձեր էլփոստի բացման տողում ներառել ձեր To դաշտի բոլոր մարդկանց: Այսպիսով, դուք սկզբից ներգրավում եք բոլորին զրույցի մեջ և բոլորին տեղեկացնում, թե ով է ներգրավված խոսակցությունում:
  • Եթե «Դեպի» դաշտում ընդգրկել եք ավելի քան չորս մարդու, դիմեք խմբին որպես ամբողջություն ՝ ձեր էլ.
  • Դեպի դաշտը կարող է օգտագործվել այնքան հասցեների համար, որքան ցանկանում եք: Հիշեք, որ բոլորը, ովքեր անմիջականորեն ներգրավված են և պետք է քայլեր ձեռնարկեն, պետք է ներառվեն To դաշտում:
Գրեք մասնագիտական էլփոստ Քայլ 2
Գրեք մասնագիտական էլփոստ Քայլ 2

Քայլ 2. Օգտագործեք Cc դաշտը (ըստ ցանկության):

Cc (կամ Carbon Copy) դաշտը օգտագործվում է որպես ուրիշներին «շղթայի մեջ» պահելու միջոց ՝ առանց այդ հարցում պատասխանելու կամ գործողություններ կատարելու պարտավորության կամ պահանջի: Մտածեք Cc դաշտի մասին ՝ որպես FYI ՝ համապատասխան տեղեկատվություն կամ թարմացումներ տարածելու համար մի շարք գործընկերների, որոնց անհրաժեշտ է միայն ուսումնասիրել դրանք: Cc դաշտին հասցեներ ավելացնելու համար պարզապես կտտացրեք Cc դաշտին և ներսում մուտքագրեք այնքան հասցեներ, որքան ցանկանում եք:

Երբ միանում եք բազմաթիվ ասոցիացիաների, յուրաքանչյուր ստացողին հասանելի կլինի CC- ի էլ

Գրեք մասնագիտական էլփոստ Քայլ 3
Գրեք մասնագիտական էլփոստ Քայլ 3

Քայլ 3. Օգտագործեք Bcc դաշտը (ըստ ցանկության):

Bcc դաշտի հիմնական նպատակն է նամակ ուղարկել միմյանց չճանաչող կոնտակտների խմբին: Bcc դաշտը (Blind Carbon Copy) թույլ է տալիս հաղորդագրություն ուղարկել մի քանի կոնտակտների ՝ առանց նրանց իմանալու, թե ով է ստացել հաղորդագրությունը: Bcc դաշտում հասցեներ ավելացնելու համար պարզապես սեղմեք դաշտի վրա և մուտքագրեք յուրաքանչյուր էլ.

  • Օգտագործեք Bcc դաշտը ՝ նամակ ուղարկելու մի քանի գործընկերների, ովքեր միմյանց չեն ճանաչում: Սա պաշտպանում է յուրաքանչյուր ստացողի գաղտնիությունը `ստացողների ցուցակը տեսանելի պահելով միայն ուղարկողի համար, այլ ոչ թե յուրաքանչյուր ստացողի:
  • Հարյուրավոր մարդկանց էլ-նամակ ուղարկելիս օգտագործեք Bcc դաշտը:
  • Ձեր կոնտակտները կկարողանան տեսնել յուրաքանչյուրին, ում նամակն ուղարկվել է To կամ Cc դաշտերում, բայց ոչ Bcc դաշտում:
Գրեք մասնագիտական էլ. Փոստ Քայլ 4
Գրեք մասնագիտական էլ. Փոստ Քայլ 4

Քայլ 4. Պատասխանեք էլփոստի Cc- ին:

Եթե դուք ներառված եք Cc էլփոստում, դուք, ամենայն հավանականությամբ, մաս եք կազմում մի քանի այլ գործընկերների, որոնք նույնպես ներառված են խոսակցությունում, և ուղարկողը կարող է չփնտրել կամ ակնկալել պատասխան ձեզանից որևէ մեկից: Եթե դուք իսկապես պատասխանելու կարիք ունեք, մտածեք ձեր պատասխանի բնույթի և այն մասին, թե ում է այն վերաբերում: Դուք կարող եք ընտրել «Պատասխանել ուղարկողին», եթե պարզապես նամակ ունեք նամակի սկզբնական գրողի համար, կամ կարող եք «Պատասխանել բոլորին» միայն այն դեպքում, եթե տեղեկատվությունը տեղին է զրույցի բոլոր մասնակիցների համար:

  • Միայն այն դեպքում, երբ ձեր մեկնաբանությունները կարևոր են ամբողջ խմբի համար, կօգտագործեք «Պատասխան բոլորին» դաշտը:
  • Carefulգույշ եղեք, երբ ընտրեք պատասխանել բոլոր հասցեատերերին էլ. Հնարավորության դեպքում դուք պետք է խուսափեք ուրիշների մուտքի արկղերը անհամապատասխան տեղեկատվությամբ լցնելուց:
Գրեք մասնագիտական էլփոստ Քայլ 5
Գրեք մասնագիտական էլփոստ Քայլ 5

Քայլ 5. Պատասխանեք Bcc էլփոստին:

Եթե դուք ներառված եք Bcc էլփոստում, ապա կունենաք միայն նամակ ուղարկողին պատասխանելու հնարավորություն և չեք կարողանա տեսնել այլ ստացողների ցուցակը, ովքեր նույնպես ստացել են Bcc: Պարզապես կտտացրեք Պատասխան կոճակին ՝ ուղարկողին նամակ կազմելու համար:

Գրեք մասնագիտական էլփոստ Քայլ 6
Գրեք մասնագիտական էլփոստ Քայլ 6

Քայլ 6. Օգտագործեք թեմայի կարճ և ճշգրիտ վերնագիր:

Օգտագործեք հնարավորինս քիչ բառեր `ձեր էլ. Փոստի թեման կամ բնույթը նկարագրելու համար: Մեկ կամ երկու անորոշ տերմիններով թեման լրացնելու փոխարեն, հասցեատիրոջը նախապես տեղեկացրեք, թե ինչ կարող է ակնկալել ձեր էլ. Հակառակ դեպքում, այն կարող է չկարողանալ թողնել այն ազդեցությունը, որը ենթադրվում էր: Եղեք հնարավորինս կոնկրետ, երբ էլ. Փոստի թեմա տրամադրեք ՝ առանց չափազանց բառապաշար դառնալու: Փորձեք այնպիսի բաներ, ինչպիսիք են ՝

  • «Առաջնորդության հանդիպման թարմացում»
  • «Lաշի ընդմիջումների հետ կապված խնդիր»
  • «Հանդիպման ակնարկ մարտի 12 -ի համար»

Մաս 2 -ից 4 -ը. Էլ. Փոստի կազմումը

Գրեք մասնագիտական էլփոստ Քայլ 7
Գրեք մասնագիտական էլփոստ Քայլ 7

Քայլ 1. Կպչեք ստանդարտ կառուցվածքին:

Մասնագիտական նամակներին մոտենալիս կարևոր է այն մաքուր, կարճ և հստակ պահել: Ասա այն, ինչ պետք է ասել և այդպես էլ մնա: Դուք կարող եք զարգացնել ձեր սեփական կառուցվածքը, որն ավելի լավ է աշխատում ձեզ համար: Ահա հիմնական կառուցվածքը, որը պետք է հաշվի առնել.

  • Ձեր ողջույնը
  • Հաճելի բան
  • Ձեր նպատակը
  • Գործողության կոչ
  • Եզրափակիչ ուղերձ
  • Քո ստորագրությունը
Գրեք մասնագիտական էլփոստ Քայլ 8
Գրեք մասնագիտական էլփոստ Քայլ 8

Քայլ 2. Գրեք ձեր ողջույնը:

Իրերը պրոֆեսիոնալ և բարդ պահելու համար միշտ բացեք ձեր էլ. Փոստը պաշտոնական ողջույնով, ինչպես «Հարգելի պարոն Լու»: Կախված ստացողի հետ ձեր փոխհարաբերություններից, կարող եք նրանց հասցեագրել, ինչպես և սպասվում էր, կամ ամբողջ անունով և կոչումով, կամ պարզապես անունով: Եթե անձի անունով չեք, մնացեք նրա ազգանունով, որպեսզի հնարավոր վիրավորանքներից խուսափեք:

  • Եթե ձեր հարաբերությունները շատ պատահական են, կարող եք նույնիսկ ասել ՝ «Բարև Գաբե»: Շատ դեպքերում բացարձակապես լավ է բացել մի պարզ «Սիրելի Մարի» բառով: Եթե ձեր նամակագրության բնույթը մի փոքր ավելի պաշտոնական բան է պահանջում, ապա ամենաանվտանգն է միայն ստացողի անունը օգտագործել որպես ողջույն ՝ կարճ և քաղցր պահելու համար:
  • Եթե չգիտեք ստացողի անունը, կարող եք օգտագործել ՝ «ում դա կարող է վերաբերել» կամ «Հարգելի պարոն/տիկին»:
  • Եթե նամակ եք գրում մի խումբ ստացողների, որոնց դուք ներառել եք To դաշտում և պատասխան եք պահանջում, ողջունեք նրանց որպես խումբ (եթե ստացողների թիվը չորսից ավելի է) կամ նրանց անուններից յուրաքանչյուրը ներառեք ողջույնի մեջ.
  • Եթե նամակ եք ուղարկում Cc- ով, պարզապես դիմեք խմբին որպես ամբողջություն, եթե ունեք մեծ թվով հասցեատերեր, այլապես ողջույնի մեջ ներառեք յուրաքանչյուր ստացողի անունը:
  • Եթե դուք նամակ եք ուղարկում BCC- ի հետ, դիմեք խմբին որպես ամբողջություն `բացելով« Բարև բոլորին »նման բանով:
  • Եթե առաջին անգամ եք ինչ -որ մեկին նամակ ուղարկում, կարճ ներկայացրեք ծանոթագրությունները և մեկ նախադասությամբ տեղեկացրեք նրան, թե ով եք դուք: Օրինակ ՝ «Հիանալի էր հանդիպել ձեզ [X միջոցառմանը]»:
  • Եթե վստահ չեք, որ անհրաժեշտ է ներածություն և նախկինում կապվել եք ստացողի հետ, բայց վստահ չեք, որ նա հիշում է ձեզ, կարող եք ձեր հավատարմագրերը թողնել ձեր էլ.
Գրեք մասնագիտական էլփոստ Քայլ 9
Գրեք մասնագիտական էլփոստ Քայլ 9

Քայլ 3. Նույնականացրեք ինքներդ ձեզ անմիջապես:

Նշելով ձեր անունը և պաշտոնական կոչումը կամ պաշտոնը, ստացողը կօգնի ասել, թե ումից է հաղորդագրությունը ՝ առանց կռահումների անհրաժեշտության: Սա հատկապես կարևոր է, եթե գրում եք մեկին, ում երբեք չեք հանդիպել: Նույնիսկ եթե ձեր անունը պարունակվում է ձեր աշխատանքային էլ. Փոստի հասցեում, դիմացինին տեղեկացնելը, թե ով եք դուք, սովորական քաղաքավարություն է:

  • Գրգռեք ձեր հասցեատիրոջ հետաքրքրությունը `ընդգծելով ընդհանուր կապը կամ ընդհանուր փորձը (« Մենք հանդիպեցինք անցյալ տարի Տորոնտոյում Կանայք որպես առաջնորդներ ամենամյա համաժողովին »):
  • Լավ է բաց թողնել ներածությունը, եթե արդեն ծանոթ եք ձեր գրած անձի հետ:
Գրեք մասնագիտական էլփոստ Քայլ 10
Գրեք մասնագիտական էլփոստ Քայլ 10

Քայլ 4. Կարճ շնորհակալություն հայտնեք ստացողին:

Ձեր ընթերցողը զբաղված անձնավորություն է, ուստի խոստովանելը, որ նա ժամանակ է հատկացրել ձեր էլ. Փոստը կարդալուն, շնորհալի ժեստ է: Բացի այդ, սա կլինի ձեր առաջին հնարավորությունը նրանց տեղեկացնելու ձեր գրելու պատճառների մասին: «Շնորհակալություն հետազոտական դրամաշնորհի իմ առաջարկը հաշվի առնելու համար» -ը բարեհամբույր երանգ է հաղորդում ՝ հասցեատիրոջը պատմելով այն, ինչ նրանք պետք է իմանան:

Ձեր երախտագիտությունը հայտնելով էլ

Գրեք մասնագիտական էլփոստ Քայլ 11
Գրեք մասնագիտական էլփոստ Քայլ 11

Քայլ 5. Նշեք ձեր էլ. Փոստի պատճառը:

Եթե դուք նախաձեռնում եք հաղորդակցության գիծը, դուք պատասխանատու եք ձեր հասցեատերերին ասելու, թե ինչ է վերաբերում էլ. Կարևոր է ձեր նպատակը շուտ հայտարարել: Գործարար գործընկերները կցանկանան, որ կարողանան արագ կարդալ ձեր էլ.փոստը և հասնել դրան: Մի րոպե տրամադրեք ինքներդ ձեզ հարցնելու, թե ինչու եք գրում այն և ինչու է ձեր ստացողը պետք այն տեսնելու համար: Սա կօգնի ձեզ խուսափել պարապ խոսակցություններից և կտրել հենց հետապնդումը ՝ ավելի պրոֆեսիոնալ էլ. Սա նաև հարմար պահ է ինքներդ ձեզ հարցնելու. «Իսկապե՞ս այս էլ. Փոստը անհրաժեշտ է»: Կրկին, միայն բացարձակապես անհրաժեշտ նամակներ ուղարկելը հարգանք է ցույց տալիս այն անձի նկատմամբ, ում նամակ եք ուղարկում: Երբ պատրաստ կլինեք գրել ձեր էլ. Փոստը, փորձեք սկսել հետևյալից.

  • «Ես գրում եմ, որ հարցնեմ…»
  • «Ես գրում եմ ՝ հղում անելով…»
  • «Խնդրում եմ ժամանակ հատկացնել ՝ դիտելու այս փոփոխությունները և առաջարկեք ինձ ձեր կարծիքը…»:
Գրեք մասնագիտական էլփոստ Քայլ 12
Գրեք մասնագիտական էլփոստ Քայլ 12

Քայլ 6. Շնորհակալություն ստացողին (ըստ ցանկության):

Եթե դուք պատասխանում եք հաճախորդի հարցմանը, կամ եթե ինչ -որ մեկը պատասխանել է ձեր նամակներից մեկին, ապա պետք է սկսեք շնորհակալական խոսքից: Օրինակ:

  • «Շնորհակալ եմ, որ վերադարձաք ինձ մոտ»:…
  • «Շնորհակալ եմ այս հարցում ձեր ուշադրության համար …»:
  • «Շնորհակալություն Ocean Safari Scuba- ի հետ կապ հաստատելու համար»:
  • Ընթերցողին շնորհակալություն հայտնելու համար քաղաքավարի, պրոֆեսիոնալ և ձեր ստացողի հետ լավ հարաբերությունների մեջ մնալու հիանալի միջոց է:
Գրեք մասնագիտական էլփոստ Քայլ 13
Գրեք մասնագիտական էլփոստ Քայլ 13

Քայլ 7. Համառոտ պահեք ձեր էլ

Գործնական նամակների դեպքում, որքան քիչ ներառեք, այնքան լավ: Ձեր ուղարկած յուրաքանչյուր նամակ կազմեք միայն մեկ բանի մասին: Եթե Ձեզ անհրաժեշտ է շփվել մեկ այլ նախագծի մասին, կազմեք այլ էլ.

  • Փորձեք հաղորդել այն ամենը, ինչ ձեզ հարկավոր է ընդամենը հինգ նախադասությամբ: Ասա այն ամենը, ինչ պետք է ասելու, և ոչ ավելին: Երբեմն անհնար կլինի սահմանափակել ձեր էլ. Փոստը ընդամենը հինգ նախադասությամբ: Մի անհանգստացեք, եթե անհրաժեշտ է լրացուցիչ տեղեկություններ ներառել:
  • Ձեր էլփոստի տեքստում ներառեք բոլոր համապատասխան տեղեկությունները և այն ամենը, ինչ կարող եք պահանջել ձեր ստացողներից:
Գրեք մասնագիտական էլ. Փոստ Քայլ 14
Գրեք մասնագիտական էլ. Փոստ Քայլ 14

Քայլ 8. Ներառեք գործողության կոչ (ըստ ցանկության):

Եթե ձեզ անհրաժեշտ է, որ ձեր ստացողը ինչ -որ բան անի, պարզապես մի կարծեք, որ նա կիմանա, թե ինչ անել կամ երբ: Օգնեք նրանց ՝ հստակ ուրվագծելով այն, ինչ ձեզ հարկավոր է: Ասա նման մի բան.

  • «Կարո՞ղ եք ինձ ուղարկել այդ ֆայլերը մինչև հինգշաբթի»:
  • «Կարո՞ղ եք դա գրել հաջորդ երկու շաբաթվա ընթացքում»:
  • «Խնդրում եմ, գրեք Թոմասին այս մասին, և ինձ տեղեկացրեք, երբ դա անեք»:
  • Ձեր հարցումը որպես հարց կառուցելը խրախուսում է պատասխանը: Դուք կարող եք ասել. «Տեղեկացրեք ինձ, երբ դա անեք»:
Գրեք մասնագիտական էլ. Նամակ Քայլ 15
Գրեք մասնագիտական էլ. Նամակ Քայլ 15

Քայլ 9. Ստացողին պատմեք, թե ինչպես եք ակնկալում, որ նա կհետեւի:

Այժմ, երբ դուք կոչ եք արել գործողության, ձեր ընթերցողին հրեք ճիշտ ուղղությամբ: Ֆինանսական հաշվետվությունը դիտելու խնդրանքը, օրինակ, կարող է ուղեկցվել այնպիսի խնդրանքով, ինչպիսին է «ասեք ինձ, թե ինչ կարծիքի եք այս թվերի մասին»: Այդ կերպ մյուս կողմը չի մտածի, թե ինչ անել իրեն տրված տեղեկատվության հետ:

  • Առաջարկելով որոշակի ժամկետ, որի ընթացքում կցանկանայիք լսել («իդեալական կլիներ, եթե այս փաստաթղթերը կազմակերպեինք հինգշաբթի օրը կայանալիք հանդիպումից առաջ») կարող է ապահովել ավելի արագ պատասխան:
  • Փորձեք պատասխանել կարևոր նամակներին 24 ժամվա ընթացքում:
Գրեք մասնագիտական էլփոստ Քայլ 16
Գրեք մասնագիտական էլփոստ Քայլ 16

Քայլ 10. Ավելացրեք ձեր փակումը:

Ձեր էլ. Փոստերը պրոֆեսիոնալ պահելու համար ավարտեք ձեր էլ. Փոստը մեկ այլ շնորհակալություն ձեր ընթերցողին կամ պաշտոնական հրաժեշտով, ինչպիսիք են.

  • «Շնորհակալություն համբերության և համագործակցության համար»
  • «Շնորհակալություն ուշադրության համար»
  • «Եթե ունեք որևէ հարց կամ մտահոգություն, մի հապաղեք ինձ տեղյակ պահել»
  • "Անհամբեր սպասում եմ ձեզանից լսելու".
  • Ավարտեք ձեր էլ.
  • Խուսափեք «Cheers» - ի նման պատահական փակումներից, եթե ընթերցողի հետ լավ ընկերներ չեք, քանի որ փակման այս տեսակները ավելի քիչ պրոֆեսիոնալ են:
Գրեք մասնագիտական էլփոստ Քայլ 17
Գրեք մասնագիտական էլփոստ Քայլ 17

Քայլ 11. Ստորագրեք ձեր անունը:

Մասնագիտական էլ. Նամակում ձեր ստորագրությունը պետք է պարունակի հետևյալը.

  • Քո անունը.
  • Ձեր աշխատանքի կոչումը:
  • Ձեր կայքի հղում:
  • Հղումներ դեպի սոցիալական լրատվամիջոցների հաշիվներ (ըստ ցանկության):
  • Անհրաժեշտ կոնտակտային տվյալներ:
Գրեք մասնագիտական էլփոստ Քայլ 18
Գրեք մասնագիտական էլփոստ Քայլ 18

Քայլ 12. Գրանցվեք անհատական ստորագրությամբ:

Էլ.փոստի ներքևում գտնվող ստորագրությունը պետք է ստացողին առաջարկի իրեն անհրաժեշտ բոլոր տեղեկությունները, թե ով եք դուք, որպեսզի հաղորդագրության մեջ երկար ներկայանալու կարիք չլինի: Համոզվեք, որ նշեք ձեր ամբողջական անունը, ձեր ընկերության անվանումը, ձեր կոչումը կամ պաշտոնը, ձեր նախընտրած էլ. Փոստի հասցեն և հեռախոսահամարը, որի միջոցով կարող եք անմիջապես կապվել:

  • Խնդիրներից ազատվելու համար պահպանեք ձեր անհատական ստորագրությունը ցանկացած էլփոստի հարթակում, որն օգտագործում եք, որպեսզի այն ինքնաբերաբար ցուցադրվի ապագա հաղորդագրություններում:
  • Ձեր սոցիալական լրատվամիջոցների հաշիվներին հղումներ տրամադրելը անծանոթ շփումներին կտա ձեր մասին ավելի ամբողջական պատկեր:
  • Մի՛ կոտրեք ձեր ստորագրությունը ավելորդ մանրամասներով, մեջբերումներով կամ գրաֆիկական պատկերներով:

Մաս 3 -ից 4 -ից. Էլեկտրոնային փոստի պրոֆեսիոնալիզմի տրամադրում

Գրեք մասնագիտական էլփոստ Քայլ 19
Գրեք մասնագիտական էլփոստ Քայլ 19

Քայլ 1. Պահպանեք մասնագիտական երանգ:

Գործնական նամակներ ուղարկելիս կարևոր է հատկապես զգույշ լինել ձեր օգտագործած լեզվի մասին `շփոթությունից կամ սխալ մեկնաբանությունից խուսափելու համար: Ընդհանրապես, չպետք է այնպիսի բան ասեք ձեր ղեկավարին կամ գործընկերներին ուղարկված էլ. Ձեր խոսքերը միշտ պետք է լինեն հանգիստ, քաղաքավարի և հարազատ, նույնիսկ այն իրավիճակներում, երբ ինքներդ ձեզ այդպես չեք զգում:

  • Երբ գրել եք ձեր էլ.
  • Թեև դա պետք է ընթանա առանց ասելու, ձեռնպահ մնացեք ցանկացած տեսակի ժարգոն կամ հայհոյանք օգտագործելուց:
  • Թեև հումորը հաճախ արժեքավոր որակ է աշխատավայրում, աշխատանքի հետ կապված նամակները սովորաբար դրա համար ճիշտ միջոց չեն:
Գրեք մասնագիտական էլփոստ Քայլ 20
Գրեք մասնագիտական էլփոստ Քայլ 20

Քայլ 2. Ներկայացրեք առաջին հերթին ամենակարևոր տեղեկատվությունը:

Ինչպես արդեն նշվեց, դուք պետք է ենթադրեք, որ ձեր ստացողը շատ բան ունի իր ափսեի մեջ և ջանքեր գործադրեք, որ իրենց ժամանակը շատ չխլեն: Նրանց ուշադրության համար շնորհակալություն հայտնելուց անմիջապես անցեք բուն թեմային: Մի՛ տրորեք բառերը և մի զգացեք չափազանց մանրամասն ներածություն անելու անհրաժեշտությունը: Ի տարբերություն նամակագրության ավելի պատահական մեթոդների, մասնագիտական նամակները պետք է լինեն քաղաքավարի, բայց ուղղակի:

  • Փորձեք ներածական նախադասություն, ինչպիսին է «Ես գրում եմ ձեզ տեղեկացնելու համար, որ ձեր անդամակցության ժամկետը լրացել է և անձամբ պետք է երկարաձգվի, նախքան անդամների նպաստները շարունակելը»: Այնուհետև կարող եք հետևել այն բոլոր մանրամասներին, որոնք անհրաժեշտ են ստացողին ՝ գործողություններ կատարելու համար:
  • Մարդկանց մեծամասնությունը հակված է սկանավորել նամակները, այլ ոչ թե կարդալ յուրաքանչյուր բառ: Որքան ավելի մոտ է ձեր հիմնական նպատակը սկզբին, այնքան ավելի հավանական է, որ ձեր ստացողը հասնի դրան:
Գրեք մասնագիտական էլփոստ Քայլ 21
Գրեք մասնագիտական էլփոստ Քայլ 21

Քայլ 3. Մնացած հաղորդագրությունը պահեք հակիրճ:

Իմաստ չունի ձեր նպատակը հայտարարելուց հետո աննպատակ թշվառել: Մնացած տարածքի հետ միասին տրամադրեք ցանկացած այլ մանրամասնություն, որը, ձեր կարծիքով, արժե նշել: Միշտ օգտագործեք կարճ, պարզ բառեր և արտահայտություններ, որպեսզի հնարավորինս շատ բան դուրս բերեք ձեր իմաստը մեկնաբանելուց:

  • Հետևեք «հինգ նախադասության կանոնին». Հինգ նախադասությունից կարճ հաղորդագրությունները կարող են լինել արագ կամ կոպիտ, մինչդեռ հինգ նախադասությունից ավելի երկար բան ձեզ վտանգում է ձեր ընթերցողի ուշադրությունը կորցնելու վտանգով:
  • Եթե ինչ -ինչ պատճառներով դուք պետք է ներառեք մեծ քանակությամբ տեղեկատվություն, դա արեք որպես առանձին հավելված:
Գրեք մասնագիտական էլփոստ Քայլ 22
Գրեք մասնագիտական էլփոստ Քայլ 22

Քայլ 4. Հաղորդեք հստակ միտք կամ խնդրանք:

Երբ դուք գրեք ձեր գրելու պատճառը, ձեր ընթերցողին հստակ ձևակերպեք, թե ինչպես կցանկանայիք, որ նրանք արձագանքեին: Եթե կա մի բան, որը նրանք պետք է իմանան, ասեք նրանց. եթե ինչ -որ բան պետք է անեն, հարցրեք նրանց: Երբ նրանք ավարտեն ձեր հաղորդագրության ընթերցումը, ձեր հասցեատերը պետք է պատրաստ լինի պատասխան ձևակերպել:

  • Փորձառու հաղորդավարները դա անվանում են «գործողության կոչ», և դա լավ միջոց է ապահովելու համար, որ ձեր երկխոսությունը պահպանի նպատակի հստակ զգացում:
  • Պրոֆեսիոնալ էլ. Փոստով գործողության կոչելը կարող է ասել հետևյալը.
Գրեք մասնագիտական էլփոստ Քայլ 23
Գրեք մասնագիտական էլփոստ Քայլ 23

Քայլ 5. Սահմանափակեք ձեր էլ. Փոստը մեկ թեմայով:

Ձեր հասցեատիրոջը միանգամից չափազանց շատ տեղեկություններ հաղորդելը կարող է նրանց ծանրաբեռնված զգալ: Ավելի լավ է սահմանափակեք ձեր էլ. Փոստի շրջանակը մեկ կամ երկու համապատասխան թեմաներով: Սա ոչ միայն թույլ կտա ընթերցողին հասկանալ, թե ինչ է կատարվում շատ ավելի արագ, այլև կօգնի ձեզ կարճ պահել ձեր հաղորդագրությունը:

Բազմաթիվ թեմաներ կամ հարցումներ պետք է վերապահվեն բազմաթիվ էլ

Մաս 4 -ից 4 -ը. Էլ

Գրեք մասնագիտական էլ. Փոստ Քայլ 24
Գրեք մասնագիտական էլ. Փոստ Քայլ 24

Քայլ 1. Ուղարկելուց առաջ սրբագրեք ձեր էլ

Վերադարձեք ձեր հաղորդագրությունը մանրակրկիտ ՝ համոզվելու համար, որ այն զերծ է տառասխալներից, սխալ ուղղագրություններից կամ անհասկանալի նախադասություններից: Անզգույշ սխալները կարող են վատ անդրադառնալ ձեր և ձեր ներկայացուցած ընկերության վրա:

  • Օգտագործեք ձեր էլ. Փոստի հարթակի ուղղագրության ստուգման հնարավորությունը `պատահական վերահսկողություններից խուսափելու համար:
  • Կարող եք նաև տրամադրել այս ժամանակը ՝ ձևափոխման մեջ վերջին րոպեի փոփոխություններ կատարելու համար, որոնք, ձեր կարծիքով, կարող են հեշտացնել ձեր էլ.
Գրեք մասնագիտական էլփոստ Քայլ 25
Գրեք մասնագիտական էլփոստ Քայլ 25

Քայլ 2. Հնարավորության դեպքում պարզեցրեք ձեր էլ

Հիշեք, որ ձեր հասցեատերերը զբաղված են, և նրանք ցանկանում են արագ հասնել էլ. Մի քայլ հետ գնացեք և գնահատեք ձեր էլ. Ահա որոշ բաներ, որոնք պետք է հաշվի առնել.

  • Օգտագործեք կարճ նախադասություններ, բառեր և պարբերություններ: Սա օգնում է էլ.փոստը արագ և հեշտ ընթերցել և հասկանալ:
  • Եթե հնարավոր է մի բառ կտրել, կտրիր այն: Հնարավորինս կարճացրեք ձեր նախադասությունները:
Գրեք մասնագիտական էլփոստ Քայլ 26
Գրեք մասնագիտական էլփոստ Քայլ 26

Քայլ 3. Տվեք ձեր էլ. Փոստին մանրակրկիտ սրբագրում:

Մասնագիտական նամակները պահանջում են մանրակրկիտ սրբագրում: Ինքներդ ձեզ բարձրաձայն կարդացեք ձեր էլ. Սա կարող է օգնել ձեզ բռնել բազմաթիվ ուղղագրական և քերականական սխալներ: Հարցրեք ինքներդ ձեզ:

  • Արդյո՞ք իմ էլ. Փոստը պարզ է:
  • Կարո՞ղ է իմ էլփոստը սխալ ընկալվել:
  • Ինչպե՞ս կհնչեր, եթե ես ստացողը լինեի:
Գրեք մասնագիտական էլփոստ Քայլ 27
Գրեք մասնագիտական էլփոստ Քայլ 27

Քայլ 4. Պահպանեք այն պրոֆեսիոնալ:

Դուք կարիք չունեք ձեր անհատականությունը ցույց տալու ձեր մասնագիտական էլ. Եթե ցանկանում եք, կարող եք թույլ տալ, որ այն նրբորեն ցուցադրվի ձեր գրելու ոճի միջոցով, բայց հեռու մնացեք էմոցիոններից, զրուցարանների հապավումներից (օրինակ ՝ LOL), կամ գունագեղ տառատեսակներից և ֆոններից:

  • Միակ ժամանակը, երբ նպատակահարմար է օգտագործել emoticons կամ զրուցարանների հապավումներ, այն է, երբ դուք արտացոլում եք այն անձի էլ.փոստի լեզուն, որին գրում եք:
  • Գրիր այնպես, ինչպես խոսում ես: Սա կարող է օգնել ձեզ պահել ձեր էլ. Փոստը կարճ, ընկերասեր և անձնավորված:
  • Էլփոստում մի ասեք այն, ինչ անձամբ չեք ասի ձեր հասցեատիրոջը:
Գրեք մասնագիտական էլ. Փոստ 28 -րդ քայլ
Գրեք մասնագիտական էլ. Փոստ 28 -րդ քայլ

Քայլ 5. Ուղարկեք ձեր էլ

Երբ ձեր նամակը սրբագրեք և ներառեք բոլոր անհրաժեշտ տեղեկությունները և յուրաքանչյուր ստացողին ավելացրեք համապատասխան դաշտում, կտտացրեք ուղարկելու կոճակին:

Տեսանյութ - Այս ծառայությունից օգտվելով ՝ որոշ տեղեկություններ կարող են կիսվել YouTube- ի հետ:

Խորհուրդներ

  • Հիշեք, որ մարդիկ ցանկանում են արագ կարդալ նամակներ, այնպես որ ձեր նախադասությունները կարճ և հստակ պահեք:
  • Եթե կարող եք դրական բան ասել ձեր ստացողի կամ նրա աշխատանքի մասին, դա արեք: Ձեր խոսքերը չեն վատնվի:
  • Ստեղծեք ստորագրություն: Սա տեղեկատվության կիսագրման միջոց է, որը դուք պետք է ներառեք յուրաքանչյուր էլ. Այս տվյալները ձեր ստորագրության մեջ դնելով ՝ կարճ եք պահում ձեր էլ.
  • Եթե ստացողը ձեզ ինչ -որ կերպ օգնել է, հիշեք, որ շնորհակալություն հայտնեք: Դուք պետք է դա անեք նույնիսկ այն ժամանակ, երբ նրանց աշխատանքը ձեզ օգնելն է:
  • Ուզու՞մ ես ավելի լավը լինել նամակներ գրելիս: Փորձեք գրել ձեր հաղորդագրությունը, կարծես այն կփոխանցվի գործադիր տնօրենին: Սա օգնում է ձեզ պահել ձեր տոնն ու լեզուն հետևողական և պրոֆեսիոնալ:
  • Ուշադիր ուշադրություն դարձրեք քերականությանը, ուղղագրությանը և կետադրությանը, որպեսզի ներկայացնեք ձեր և ձեր ընկերության պրոֆեսիոնալ պատկերը:
  • Հակիրճ պահեք ներածությունները ՝ դրանք գրելով այնպես, կարծես դեմ առ դեմ խոսում եք:
  • Մի պահ որոշեք, թե արդյոք նույնիսկ անհրաժեշտ է էլ. Փոստը, նախքան նամակ գրելը սկսելը: Շատ դեպքերում նույն տեղեկատվությունը կարող է փոխանցվել մի պարզ հեռախոսազանգի կամ այլ բաժին կարճ քայլելու միջոցով:
  • Մի մոռացեք ասել «խնդրում եմ» և «շնորհակալություն»: Բարքերը երկար ճանապարհ են տանում լավ մասնագիտական հարաբերություններ հաստատելու գործում:
  • Սպասեք մինչև սրբագրումն ավարտելուց հետո ստացողի հասցեն նշեք: Սա թույլ չի տա պատահականորեն ուղարկել էլ.
  • Արդյունավետ նամակներ գրելը նման է ամեն ինչի: Որքան շատ զբաղվես, այնքան ավելի լավը կստանաս դրանում:

Գուշացումներ

  • Cգույշ եղեք Cc դաշտի հետ: Եթե նամակ եք ուղարկում մի քանի հազար կոնտակտների, ովքեր միմյանց չեն ճանաչում, բայց բոլորը պետք է իմանան տեղեկատվությունը, համոզվեք, որ օգտագործեք Bcc դաշտը `իրենց գաղտնիությունը պաշտպանելու համար:
  • Խնայողաբար օգտագործեք «Պատասխան բոլորին» տարբերակը: Ձեր պատասխանը ուղարկեք միայն նրանց, ովքեր պետք է իմանան:
  • Խուսափեք ոչ պաշտոնական տեքստի ժարգոն կամ հապավումներ օգտագործելուց («LOL», «ICYMI», «TTYL» և այլն): Դրանք կարող են շփոթեցնող լինել ընթերցողների համար և տեղ չունեն աշխատանքի հետ կապված էլ.
  • Մի գրեք ձեր հաղորդագրությունը բոլոր մեծատառերով կամ փոքրատառերով:

Խորհուրդ ենք տալիս: