Եթե այն արդյունավետ աշխատի, հանդիպումը կարող է չափազանց օգտակար միջոց լինել ռեսուրսների համախմբման և առաջադրանքի կամ ծրագրի վերաբերյալ բազմաթիվ հեռանկարներ ստանալու համար: Արդյունավետ հանդիպման անցկացման բանալիներն են ՝ հաստատել և հավատարիմ մնալ ամուր օրակարգին, անցկացնել ժամանակ, որն արդյունավետ կառավարում է հանդիպումը և հստակ նշանակել գործնական հարցեր, որոնք մարդիկ պետք է ավարտեն հանդիպումից հետո:
Քայլեր
Մեթոդ 1 -ից 3 -ը ՝ Օրակարգ սահմանելը
Քայլ 1. Սահմանեք հանդիպման հիմնական շեշտը:
Նախքան ձեր հանդիպումն անցկացնելը, դուք պետք է վերջնական տեսքի բերեք օրակարգը: Եթե որևէ հարց անհրաժեշտ չէ կամ շեղելու է հանդիպման հիմնական ուշադրությունը, հանեք այն վերջնական օրակարգից: Դուք կարող եք թեման դնել մեկ այլ հանդիպման կամ այն ուղղակիորեն քննարկել այդ անձի հետ:
Եթե դուք չափազանց շատ նպատակներ եք ընտրում, ապա ձեր հանդիպումը կկորցնի ուշադրությունը:
Քայլ 2. Գրեք օրակարգի նախագիծ և շրջանառեք այն հանդիպումից առաջ:
Երբ հանդիպում եք նախատեսում, ներառեք նախնական օրակարգ, որը նշում է, թե ինչ է լինելու հանդիպումը, որպեսզի մարդիկ հնարավորություն ունենան պատրաստվել: Մարդկանց պատմելը, թե ինչի մասին կլինի հանդիպումը ժամանակից շուտ, ավելի արդյունավետ և արդյունավետ հանդիպում կստեղծի, քանի որ բոլորը նույն էջում կլինեն:
- Եթե ինչ -որ մեկը պետք է հավաքի տեղեկատվություն հանդիպման համար, ասա նրան, թե ինչպես է դա առնչվում օրակարգի հարցի հետ:
- Ուղարկեք օրակարգի նախագիծը հանդիպումից առնվազն մեկ շաբաթ առաջ:
Քայլ 3. Թույլ տվեք մարդկանց օրակարգ ավելացնել կետեր:
Երբ ուղարկում եք ձեր հանդիպման օրակարգի նախագիծը, հարցրեք ներկաներին, եթե նրանք հարցեր կամ լրացուցիչ հարցեր ունեն օրակարգին ավելացնելու համար: Հնարավոր է, որ դուք ինչ -որ բան չեք նկատել կամ անհասկանալի էիք օրակարգի հարցի վերաբերյալ:
Թույլ տալով, որ մարդիկ մասնակցեն օրակարգին, կստիպեն նրանց զգալ, որ իրենց ներդրումն ունեն և կարող են ավելի արդյունավետ հանդիպում կազմակերպել:
Հուշում
Մտածեք Google Doc- ի նման ընդհանուր փաստաթղթի օգտագործման մասին, որը թույլ կտա բազմաթիվ օգտվողների ավելացնել օրակարգ:
Քայլ 4. Որոշեք, թե որքան ժամանակ եք ցանկանում ծախսել յուրաքանչյուր իրի վրա:
Որպեսզի պլանավորեք, թե որքան եք ցանկանում, որ ձեր հանդիպումը տևի, դուք պետք է նայեք օրակարգի յուրաքանչյուր կետին և սահմանեք առավելագույն ժամանակ, որը կարող եք ծախսել դրա վրա: Յուրաքանչյուր թեմայի համար ժամանակային սահմանափակում սահմանելը կշարունակի հանդիպումը:
- Առնվազն 5 րոպե ժամանակ տվեք, որ նյութը արդյունավետ քննարկման հնարավորություն տա:
- Ավելի շատ ժամանակ հատկացրեք ավելի կարևոր իրերի համար:
Քայլ 5. Հանդիպման վերջում ժամանակ հատկացրեք քննարկումների և հարցերի համար:
Միշտ օրակարգի վերջում ներառեք մոտ 5-10 րոպե, որպեսզի մարդիկ հարցեր տան կամ ինչ-որ բան պարզաբանեն հանդիպումից: Եթե մարդիկ գիտեն, որ ժամանակ ունեն մանրամասնելու կամ հանդիպման ավարտին հարց տալու համար, հանդիպումը կանցնի ավելի արդյունավետ:
Նաև լավ առիթ է հարցնելու, թե արդյոք որևէ մեկը անհասկանալի է այն ամենի մասին, ինչ քննարկվել է հանդիպմանը:
Մեթոդ 2 -ից 3 -ը. Հանդիպումն արդյունավետ անցկացնելը
Քայլ 1. Հանդիպման սկզբում հանձնեք օրակարգի տպագիր պատճենները:
Տպեք հանդիպման օրակարգի պատճենները, որոնք տրամադրեք ներկաներին, որպեսզի բոլորը տեսնեն ժամանակացույցը և այն, ինչ հանդիպումը կբերի: Համոզվեք, որ հանդիպման ժամանակ բոլորը ստանում են պատճեն:
- Տեղադրեք օրակարգերի դարակը մուտքի մոտ, որպեսզի մարդիկ կարողանան բռնել մեկին ՝ իրենց ճանապարհին:
- Օրակարգի պատճենները կարող են օգնել մարդկանց կենտրոնանալ հանդիպման վրա, քանի որ նրանք գիտեն հանդիպման կառուցվածքը:
Քայլ 2. Հանձնարարեք 1 անձի լինել պաշտոնական գրառումներ կատարող:
Որպեսզի բոլորը կենտրոնացած լինեն քննարկման վրա և չանհանգստանան կարևոր կետեր գրառելու համար, նշանակեք 1 հոգու ՝ նշումներ կատարելու համար: Ընտրեք մեկին, ով լավ է կատարում գրառումներ կատարելը կամ հանդիպումից հետ առնչություն չունեցող մեկին, օրինակ ՝ քարտուղարի կամ մեկ այլ գործընկերոջ, նստեք հանդիպմանը ՝ գրառումներ կատարելու համար:
Քայլ 3. Քննարկեք միանգամից 1 հարց ՝ այդ թեմայի վրա կենտրոնացումը պահպանելու համար:
Հստակեցրեք, որ հանդիպումը կենտրոնանալու է միանգամից 1 թեմայի վրա, նախքան այլ թեմայի անցնելը: Մարդկանց համար հեշտ է կորցնել կենտրոնացումը մի թեմայի վրա և սկսել քննարկել կամ մտածել հանդիպման ընթացքում քննարկման այլ կետերի մասին:
Դուք կարող եք ասել հետևյալը
Քայլ 4. Խրախուսեք մարդկանց գրել հարցեր, որոնք վերջում տալու են:
Inամանակի շահերից ելնելով, խնդրեք մարդկանց գրել իրենց ցանկացած հարց, որպեսզի դրանք քննարկվեն հանդիպման վերջում: Սա կկանխի ձեր հանդիպման ընդհատումը հարցերով և կդարձնի այն ավելի արդյունավետ:
Հաճախ, մարդկանց հարցերին կարող են տրվել պատասխաններ հանդիպման ընթացքում, ուստի հարցերի գրառումը կարող է ժամանակ խնայել և մարդկանց կենտրոնացնել հանդիպման վրա:
Քայլ 5. Նշեք գործողությունների տարրեր, երբ դրանք ի հայտ գան:
Երբ որևէ նախագիծ կամ առաջադրանք է առաջանում հանդիպմանը, հանձնարարեք այն լավագույնս պատրաստված անձին այն կատարելու համար: Հանդիպման ամենակարևոր ասպեկտներից են այն գործնական իրերը, որոնք բաժանվում են ներկաներին: Առանց հետագա հանձնարարությունների, հանդիպումը հիմնականում ընդամենը քննարկում էր: Պետք է միջոցներ ձեռնարկվեն, որպեսզի հանդիպումն արդյունավետ լինի:
Հուշում
Setամկետ սահմանեք առաջադրանքի ավարտի կամ իրի վերաբերյալ կարգավիճակի մասին հաշվետվության համար: Deadամկետները ստիպում են մարդկանց ավելի հակված լինել գործի նյութին հետևելուն:
Քայլ 6. Բոլորին ներառեք քննարկման մեջ:
Շատ մարդիկ ինտրովերտ են և չեն սիրում խոսել մարդկանց առջև, բայց նրանք հաճախ ունեն հիմնավոր և օգտակար կարծիքներ և տեղեկատվություն: Հարցրեք մարդկանց, թե ինչպիսի բան է թվում նրանց տեսանկյունից: Հարցեր տվեք, որոնք նպաստում են ավելի խորը քննարկմանը `մարդկանց խոսակցությանը հասցնելու համար:
- Եթե հաշվապահական հաշվառման բաժնից ընդամենը 1 հոգի է հանդիպում, նրանք կարող են իրենց տարօրինակ մարդ զգալ: Նրանց ներդրում կատարելու համար հարցրեք նրանց. «Ինչպե՞ս է սա հաշվապահական հաշվառման տեսանկյունից»:
- «Ի՞նչ եք կարծում», նման հարթ հարցեր տալու փոխարեն: Տվեք ավելի խորը հարցեր, որոնք նպաստում են քննարկմանը, օրինակ ՝ «Ինչո՞ւ եք կարծում, որ սա այդպես է»: կամ «Կարո՞ղ եք ընդլայնել, թե ինչու եք կարծում, որ դա այդպես է»:
Քայլ 7. Մնացեք օրակարգին, երբ քննարկումը դուրս գա թեմայից:
Հանդիպումները հաճախ կարող են հունից դուրս գալ քննարկումներից, որոնք թեմայից դուրս են և կարող են շատ ժամանակ խլել: Ամեն անգամ, երբ տեսնում եք, որ որևէ թեմա կամ քննարկում կորցնում է ուշադրությունը, թագավորեք հանդիպմանը ՝ օրակարգը օգտագործելով ՝ հունի մեջ վերադառնալու համար:
Ասա հետևյալը. «Ահա, սա իսկապես հետաքրքիր է, բայց եկեք կենտրոնանանք հանդիպման նպատակների և քննարկման թեմաների վրա: Գուցե մենք կարող ենք ավելի շատ խոսել դրա վերջում կամ դրանից հետո »:
Քայլ 8. Վերջում ամփոփեք հանդիպման գործնական կետերը:
Երբ հանդիպումը մոտենում է ավարտին, միշտ ավարտեք գրառումների ամփոփումով և անցեք քննարկվող գործնական իրերի միջով: Համոզվեք, որ ում ինչ -որ բան հանձնարարվել է, գիտի, թե ինչ պետք է անի և երբ պետք է դա անի:
Ներկաներին հնարավորություն տվեք հարցեր տալ կամ հստակեցնել հարցը:
Քայլ 9. Մարդկանց ձայն տալու համար օգտագործեք հետադարձ կապի անանուն ձևեր:
Տեղեկացրեք ներկաներին, որ դուք նախատեսում եք ձևեր տրամադրել նրանց, որոնք ձեզ կասեն, թե որքան արդյունավետ է հանդիպումը: Անանուն հետադարձ կապի ձևը հիանալի միջոց է մարդկանց ստիպելու իրենց հարմարավետորեն արտահայտել իրենց կարծիքը: Մի վիրավորեք քննադատությունից: Եթե հաջորդ հանդիպմանը ինչ -որ բան ավելի լավ կարելի է անել, արա դա:
Դուք ցանկանում եք, որ մարդիկ զգան, որ կարող են ձեզ ասել, եթե ձեր հանդիպման հետ կապված խնդիրներ ունեն, և ձեզ անանուն ասելու ունակությունը կարող է նրանց այնքան հարմարավետ զգալ, որ ձեզ քննադատեն:
Մեթոդ 3 -ից 3 -ը ՝ Հանդիպման ժամանակի կառավարում
Քայլ 1. Պլանավորեք հանդիպումը բոլորի համար ամենահարմար ժամանակի համար:
Ձեր մասնակիցների առավելագույն ներգրավվածության համար խուսափեք ձեր հանդիպումը պլանավորել որևէ մեկի ճաշի ընդմիջմանը կամ դրանից հետո: Ընտրեք մի ժամանակ, որտեղ մարդիկ կլինեն առավել կենտրոնացած և չեն վրդովվի անհարմարությունից:
Հուշում
Պլանավորեք մտքերի փոթորկի հանդիպումներ առավոտյան, երբ մարդկանց ստեղծագործական մտածելու կարողությունը ամենաբարձրն է: Խնդիրների լուծման հանդիպումները լավագույնս պլանավորվում են կեսօրից հետո, երբ մարդկանց միտքն ավելի հանգիստ է, և նրանք չեն շեղվում այն խնդիրներից, որոնք նրանք պետք է կատարեն այդ օրը:
Քայլ 2. Հանդիպումը սկսեք և ավարտեք ժամանակին:
Հանդիպումը ուշ սկսելը կարող է սենյակի էներգիան սպառել հանդիպման սկզբից: Ձեր հանդիպման մասնակիցները ձեզ կդիտեն որպես օրինակ, ուստի լավը եղեք ՝ ժամանակին ժամանելով: Դուք նաև չեք ցանկանում, որ ձեր հանդիպման մասնակիցները մտածեն, թե երբ այն երբևէ կավարտվի: Ավարտի սահմանված ժամանակը կպահի մարդկանց կենտրոնացված և ներգրավված:
Վերջնական վերջնական ժամանակը նաև մարդկանց ավելի արագ կվերադառնա աշխատանքի:
Քայլ 3. Սահմանեք ակնկալիք, որ բոլորը պետք է կենտրոնանան հանդիպման վրա:
Սկսեք հանդիպումը ՝ հայտարարելով, որ նախատեսում եք հետևել հանդիպման օրակարգին և որ ակնկալում եք բոլորի լիակատար ուշադրությունը: Նշեք, որ օրակարգը որոշ ժամանակ է հատկացրել հանդիպման և հարցերի քննարկման համար:
- Հեռացրեք ցանկացած նոթբուքեր և փաստաթղթեր, որոնք կապված չեն հանդիպման հետ:
- Հանդիպման ընթացքում էլ. Փոստը ստուգելու համար սմարթֆոնի օգտագործումը երբեմն կարող է ձեռնտու լինել: Բայց հեռու պահեք հեռախոսները, եթե դրանք անհրաժեշտ չեն:
Քայլ 4. Ստուգեք սենյակը յուրաքանչյուր 10 րոպեն մեկ:
Հանդիպումները երբեմն կարող են մի փոքր հոգնեցուցիչ լինել, իսկ մարդու ուշադրության միջին տևողությունը մոտ 10 րոպե է: Բոլորին ներգրավված պահելու համար դիմեք սենյակում գտնվող բոլորին ՝ համոզվելու համար, որ նրանք ուշադրություն են դարձնում և որ նրանք հետևում են: