Դուք կարող եք գրել պաշտոնական հարցման նամակ ցանկացած շարք պատճառներով, այդ թվում ՝ որևէ մեկից գումար կամ այլ օգնություն խնդրելը կամ խնդրել, որ նա որոշակի գործողություն կատարի: Ձեր նամակը, ընդհանուր առմամբ, պետք է լինի կարճ `ոչ ավելի, քան մեկ էջ, և բացատրի այն, ինչ ցանկանում եք ուղղակի և վստահ: Ինչպես եք ավարտում ձեր նամակը, կախված է նամակի նպատակից և այն անձից, ում գրում եք: Ընդհանրապես, դուք կփակեիք անձնական նամակը մեկին, ում ավելի պատահական եք ճանաչում, քան կփակեիք բիզնեսի կամ մասնագիտական նպատակի համար գրված նամակը:
Քայլեր
Մեթոդ 1 2 -ից. Անձնական նամակի փակումը
Քայլ 1. Ձեր խնդրանքը ձևակերպելու համար օգտագործեք քաղաքավարի լեզու:
Անձնական նամակով դուք, որպես կանոն, տրամադրում եք որոշ տեղեկություններ այն մասին, թե ինչու եք դիմում կատարում, այնուհետև ուղղակիորեն նշում եք ձեր հարցումը: «Կցանկանայի՞ք» կամ «կարո՞ղ ես» արտահայտությունը հասցեատիրոջը տեղեկացնում է, որ դուք ձեր կողմից ընդունված չեք համարում, որ նրանք կկատարեն ձեր խնդրանքը:
Օրինակ, կարող եք գրել «Կցանկանա՞ք ուղեկցել քրոջս հանգանակությանը, որպեսզի նա ստիպված չլինի մենակ գնալ»:
Քայլ 2. paragraphանկացած հետագա հարցման համար սկսեք նոր պարբերություն:
Եթե Ձեզ անհրաժեշտ է ստացողի պատասխանը որոշակի ամսաթվի դրությամբ կամ կարիք կա, որ նա ինչ -որ այլ բան անի հարցման հետ կապված, այն առանձնացրեք հիմնական խնդրանքից: Սա հասցեատիրոջը տեղեկացնում է, որ հետագա հարցումը ստորադասվում է հիմնական խնդրանքին:
Նախորդ օրինակը շարունակելու համար հաջորդ հարցումը կարող է լինել. «Մենք նաև երախտապարտ կլինենք, եթե պատրաստակամ լինեք նրան քշել միջոցառմանը և հետո հետ բերել տուն»:
Քայլ 3. Նախապես շնորհակալություն հայտնեք ստացողին `ձեր խնդրանքը կատարելու համար:
Ձեր խնդրանքը հայտնելուց հետո ներառեք պարզ հայտարարություն `շնորհակալություն հայտնելով ստացողին: Կարող եք նաև նախադասություն ներառել այն մասին, թե որքանով նրանց օգնությունը ձեզ համար նշանակություն կունենա:
Օրինակ, կարող եք գրել «Նախապես շնորհակալություն, որ մեզ օգնեցիք այստեղ: Դա կնշանակի աշխարհ, որ քույրս ներկա լինի դրամահավաքին»:
Քայլ 4. Ներառեք ցանկացած լրացուցիչ տեղեկատվություն, որը կարող է անհրաժեշտ լինել հասցեատիրոջը:
Եթե խնդրանքը պետք է կատարվի որոշակի եղանակով կամ կոնկրետ ժամանակի և վայրի, շարունակեք և ներառեք այս տեղեկատվությունը ձեր շնորհակալությունից հետո: Կարող եք նաև ներառել կոնտակտային տվյալներ, եթե կանխատեսում եք, որ ստացողը կցանկանա առաջին հերթին խոսել ձեզ հետ:
Օրինակ, կարող եք գրել «Իմ քույրը կցանկանար գոնե մեկ ժամ շուտ հասնել դրամահավաքին, որպեսզի նա կարողանա խոսել կազմակերպիչների հետ»:
Հուշում
Լրացուցիչ տեղեկություններ ներառելու դեպքում գուցե ցանկանաք ավելացնել ևս մեկ փոքրիկ տող, որը պարզապես ասում է «կրկին շնորհակալություն»: Սա ամրապնդում է այն, որ դուք ստացողի պատասխանը չեք ընդունում որպես ենթադրյալ:
Քայլ 5. Ձեր անվան դիմաց ավելացրեք անվճար փակումը:
Պարզ փակումը, ինչպիսին է «Հարգանքով քոնը», լավ է աշխատում անձնական նամակների համար: Կախված նրանից, թե որքան լավ եք ճանաչում հասցեատիրոջը և ձեր հարաբերությունների բնույթը, կարող եք ընտրել ավելի տաք բան, օրինակ ՝ «Սեր» կամ «Սիրիր միշտ»:
Փակելուց հետո մուտքագրեք ստորակետ և թողեք կրկնակի տարածություն ձեր ստորագրության համար: Այնուհետեւ մուտքագրեք ձեր անունը ստորեւ:
Մեթոդ 2 -ից 2 -ը. Գործարար նամակ ավարտելը
Քայլ 1. Նամակի տողում ներառեք ձեր կոնկրետ խնդրանքը:
Երբ դուք նամակ եք գրում բիզնեսի, մասնագիտական կամ ակադեմիական պատճառով, նախապես նշեք ձեր նամակի նպատակը: Նախընտրելի է, որ ձեր նամակի առաջին նախադասության մեջ ներառեք ձեր կոնկրետ խնդրանքը, այլ ոչ թե նամակի վերջում:
Քանի որ դուք ձեր խնդրանքը կատարել եք հատուկ ձեր նամակի առաջին նախադասության մեջ, կարիք չկա այն կրկնել նամակի վերջում:
Քայլ 2. Շնորհակալություն ստացողին ՝ ժամանակի և ուշադրության համար:
Սկսեք նոր պարբերություն, այնուհետև գրեք մեկ նախադասություն ՝ շնորհակալություն հայտնելով հասցեատիրոջը ձեր նամակը կարդալու և ձեր խնդրանքը հաշվի առնելու համար: Ստացողը, ամենայն հավանականությամբ, զբաղված մարդ է, և նրա ժամանակը թանկ է: Թող նրանք իմանան, որ դուք գնահատում եք նրանց:
Օրինակ, կարող եք գրել «Շնորհակալություն, որ ժամանակ տրամադրեցիք իմ խնդրանքը քննարկելու համար: Ես իրոք գնահատում եմ դա»:
Հուշում
Ստացողին ժամանակի և ուշադրության համար շնորհակալություն հայտնելուց հետո կարող եք նաև ավելացնել մեկ այլ ներողություն, օրինակ `« ներողություն եմ խնդրում անհանգստության համար », եթե դա անհրաժեշտ է:
Քայլ 3. Տեղեկացրեք ստացողին ցանկացած ժամկետի մասին:
Եթե Ձեզ անհրաժեշտ է իմանալ ստացողի պատասխանը մինչև որոշակի ամսաթիվ, նշեք նրան ճշգրիտ ամսաթիվը և ժամը: Որոշ իրավիճակներում գուցե տեղին լինի ներկայացնել կարճ պատճառ, թե ինչու է այդ ժամկետը կարևոր:
Օրինակ, կարող եք գրել «Ես ներողություն եմ խնդրում կարճ ծանուցման համար, բայց ինձ պատասխան է պետք մինչև երկուշաբթի ՝ ապրիլի 22 -ը: Այդ օրը ես թռիչք եմ պատվիրել քաղաքից դուրս, և ես 2 շաբաթով բացակայելու եմ»:
Քայլ 4. Տրամադրեք կոնտակտային տվյալներ, եթե ստացողը հարցեր ունի:
Ստացողին հնարավորություն տվեք արագ կապ հաստատել ձեզ հետ, հատկապես, եթե պատասխանի կարիք ունեք մի քանի օրվա ընթացքում: Համոզվեք, որ ձեր տրամադրած կոնտակտային եղանակն այն է, որով դուք սովորաբար հասանելի եք սովորական աշխատանքային ժամերին:
Օրինակ, կարող եք գրել «Եթե հարցեր ունեք, ազատ զգացեք զանգահարել ինձ իմ աշխատանքային համարով ՝ 222-123-4567»:
Քայլ 5. Փակեք պաշտոնական և հարգալից փակմամբ:
«Անկեղծորեն» կամ «հարգանքով» փակելը տեղին է գործնական պատճառով գրված պաշտոնական հարցման նամակի համար: Փակումից հետո մուտքագրեք ստորակետ, այնուհետև ստորագրության համար թողեք կրկնակի տարածք: Մուտքագրեք ձեր ստորագրությունը տարածության տակ:
Եթե անհրաժեշտ է որևէ լրացուցիչ տեղեկատվություն, օրինակ ՝ աշխատանքի անվանումը կամ նույնականացման համարը, ներառեք այն ձեր մուտքագրված անվան ներքևի տողում:
Խորհուրդներ
- Նախքան տպելը և ստորագրելը, ուշադիր խմբագրեք և սրբագրեք ձեր նամակը: Errorsանկացած սխալ թույլ կտա ձեզ անփույթ տեսք ունենալ և կարող է հանգեցնել ձեր խնդրանքի չկատարման:
- Կազմեք ձեր նամակի պատճենը և պահեք այն ձեր գրառումների համար, առնվազն մինչև հարցը փակվի կամ ձեր խնդրանքը կատարվի:
- Եթե նախատեսում եք նամակ ուղարկել, այլ ոչ թե տպել պատճենը, ապա ձևաչափը հիմնականում նույնն է: Դուք ձեր ստորագրության համար տարածք կթողնեիք, բայց իրականում չեք ստորագրի (եթե չունեք թվային ստորագրության ֆայլ):