Գլխավոր գիրքը պահելը հիմնական հաշվապահական հաշվառման սկզբունքներից մեկն է: Ledgers- ը թույլ է տալիս ընկերությանը արագ դիտել բոլոր գործարքները միանգամից հաշվի մեջ: Բարեբախտաբար, գիրք պահելը բավականին պարզ է ՝ պահանջելով ձեզանից գրանցել ձեր բիզնեսի յուրաքանչյուր ֆինանսական գործարք ամսագրում և գլխավոր հաշվառում:
Քայլեր
Լեջեր կաղապար
Հաշվապահական հաշվառման կաղապար
Աջակցեք wikiHow և բացել բոլոր նմուշները.
Մաս 1 -ից 2 -ից. Expախսերի գրանցում ամսագրերում
Քայլ 1. Իմացեք, որ ամսագիրը ձեր ընկերության կատարած յուրաքանչյուր գործարքի ցանկն է:
Հաշվապահական ամսագիր գրանցում է ձեր բիզնեսի մեջ և դուրս եկող բոլոր գումարների մանրամասները, ամսաթիվը և գումարը: Այն ոչ կոնկրետ է, այսինքն ՝ դուք գրանցում եք ամեն ինչ ամսագրում ՝ անկախ նրանից, թե ուր են գնում փողերը: Նախ պետք է ձեր գործարքները տեղադրեք ամսագրում, նախքան դրանք գրանցման մեջ դնելը:
Քայլ 2. Պահեք ձեր բոլոր բիզնես մուտքերի, հաշիվ -ապրանքագրերի և պարտքերի պատճենները:
Դուք պետք է ունենաք ճշգրիտ փաստաթղթեր `ճշգրիտ հաշվապահական ամսագիր և գլխավոր գիրք ստեղծելու համար, այնպես որ պահեք այն ամենը, ինչ ունեք, որը վերաբերում է ֆինանսներին` հետագայում օգտագործելու համար:
Քայլ 3. Ստեղծեք ձեր ամսագրի էջը:
Աղյուսակ կամ համակարգչային հաշվառման ծրագիր օգտագործելով ՝ սկսեք ամսագրի նոր էջը ՝ այն բաժանելով հինգ սյունակի.
- Ամսաթիվ
- Հաշիվ
- Նկարագրություն
- Հղման համարը
- Դեբետային
- Վարկ
Քայլ 4. Գործարքները գրանցեք դրանց կատարման ամսաթվով:
Ձեր «ամսաթիվ» վերնագրի տակ նշեք, թե երբ է կատարվել գործարքը: Դուք պետք է ունենաք ամսագիր ձեր բիզնեսի ցանկացած տեսակի փոխազդեցության համար: Եթե 2015 թվականի ապրիլի 20 -ին ձեր բիզնեսի համար ստանում եք $ 500 չեկ, սկսեք ամսագրի գրառումը 4/20/15.
Ձեզ անհրաժեշտ են ճշգրիտ ամսաթվեր ճշգրիտ հաշվապահական հաշվառման համար: Առնվազն շաբաթը մեկ անգամ ժամանակ գտեք ձեր ամսագրի բոլոր գրառումները գրանցելու համար, որպեսզի համոզվեք, որ ոչ մեկը չեք կորցնի:
Քայլ 5. Դասակարգեք գործարքի «հաշիվը»:
Այստեղ է, որ հաշվապահական հաշվառման բառապաշարը հատկապես հարմար է: Հաշիվները միջոցներ են ՝ մտածելու, թե ինչպես են ձեր փողերը ծախսվում կամ վաստակվում: Օրինակ, $ 500 չեկը ավելացնում է ձեր բիզնեսի կանխիկ գումարը, ուստի այն կպիտակավորվեր 20/4/15, Կանխիկ.
Ամենատարածված հաշիվներից մի քանիսը ներառում են.
-
Կանխիկ:
Գումար, որը ձեր բիզնեսն ունի ձեռքի տակ: Սա պարտադիր չէ, որ լինի կանխիկ գումար: Եթե ինչ -որ մեկը, օրինակ, ձեր բիզնեսին գնի 500 դոլար չեկ, դա կանխիկի ավելացում կլինի:
-
Վճարման ենթակա հաշիվներ.
Սրանք բիզնեսի ծախսեր են, որոնց դուք պարտք եք: Օրինակ, եթե ձեր ստացած 500 դոլարի չեկը վարկ է, ապա ձեր հաշիվների վճարման ամսագրի տակ պետք է նշեք 500 դոլար:
-
Դեբիտորական:
Սա գումար է, որը պարտք է ձեր բիզնեսին:
-
Ընդհանուր ամսագիր.
Այս ամսագիրը կարևոր է բոլոր տարօրինակ կամ միանգամյա գործարքները գրանցելու համար, ինչպիսիք են վատ պարտքերը, գնաճը, սարքավորումների վաճառքը և այլն:
-
Վաճառք:
Ձեր բիզնեսի արտադրանքը վաճառելուց ստացված եկամուտը:
- Սարքավորումներ, Աշխատավարձ, Հող Այս երեք հաշիվները, որոնք սովորաբար առանձին են, մանրամասն ներկայացնում են ձեր բիզնեսը շարունակելու համար անհրաժեշտ ծախսերը:
Քայլ 6. Հաշվարկի համար յուրաքանչյուր հաշվի համար տվեք համար:
Սովորաբար սա կոչվում է ձեր «հաշիվների գրաֆիկ»: Սովորաբար, նմանատիպ հաշիվները թվարկված են միմյանց մոտ, այնպես որ կարող եք նշել Աշխատավարձի ծախսեր 501, Կոմունալ ծախսեր 521 և Գովազդային ծախսեր 531. Սա օգնում է ձեզ հետագայում հեշտությամբ պատվիրել և հղում կատարել ձեր տարբեր հաշիվներին: Օրինակ, եթե որոշեք «Կանխիկ» մակնշել 101 -ով, ապա կարող եք ձեր չեկը նշել որպես 20/4/15, Կանխիկ, #501:
Թվերի միջև տարածությունը (501 և 521) այնքան է, որ դրանց միջև կարող եք ավելացնել նոր գրառումներ: Օրինակ, եթե դուք օգտագործում եք ֆիզիկական գրքեր, կամ ցանկանում եք ամեն տարի նոր ամսագիր բացել, կարող եք «Աշխատավարձի ծախսեր» պիտակել որպես 501-520 հաշվի բոլոր համարները ՝ մեկը հաջորդ 20 տարիների համար:
Քայլ 7. Գրանցեք ձեր գործարքի մանրամասները:
Ամսաթիվը, հաշիվը և տեղեկանքի համարը թվարկելուց հետո հակիրճ նկարագրեք գործարքը: Սա միայն պետք է լինի բավարար տեղեկատվություն `ճշգրիտ հիշեցնելու համար, թե որտեղից են այդ գումարները կամ ինչու են ծախսվել: Չեկի օրինակով դուք կգրեիք 4/20/15, Կանխիկ, #501, Ստուգեք ընկերոջից:
Նկարագրությունների որոշ այլ օրինակներ ներառում են.
- «Ազատություն բանկի վարկ»
- «Գումար հարկային հայտարարագրից»:
- «Հին վառարանի վաճառք»:
- «Վերանորոգում գործարանի տանիքին»:
Քայլ 8. Նշեք ՝ գործարքը դեբետային էր, թե վարկային:
Դեբետագրերը ակտիվներ են կամ իրեր, որոնք բարձրացնում են ձեր բիզնեսի արժեքը: Օրինակ, եթե դուք վաստակում եք $ 500, ապա այն նշում եք որպես դեբետային: Վարկերը ձեր բիզնեսի ծախսերն են կամ պարտավորությունները, ինչպես վարկերը կամ կրեդիտորական պարտքերը: Պարզապես նշեք յուրաքանչյուր հաշվի տակ ծախսված կամ ստացված գումարի չափը: Չեկի համար դուք դուրս եք գրում 4/20/15, Կանխիկ, #101, Չեկ ընկերոջից, $ 500 դեբետ:
- Պարտքերն ու վարկերը հանվում են: Օրինակ, եթե այդ $ 500 -ը ծախսեք ձեր հացաբուլկեղենի նոր ջեռոցի վրա, ապա կնշեք $ 500 պարտք (սարքավորումներ) և $ 500 վարկ (կանխիկ): Մինչ դուք ձեռք եք բերում $ 500 սարքավորումների արժեք, դուք կորցնում եք $ 500 կանխիկ:
- Սովորական դեբետները ներառում են կանխիկ, դեբիտորական պարտքեր, սարքավորումներ, հող, աշխատավարձ և անձնական միջոցներ:
- Ընդհանուր վարկերը ներառում են `ծախսված կանխիկ, կրեդիտորական պարտքեր, հաշիվներ, հիփոթեքային վարկեր և վճարումներ:
- Հիշեք- դեբետները ակտիվներ են, իսկ վարկերը `պարտավորություններ:
Քայլ 9. Օգտագործեք առանձին տողեր գործարքների համար, որոնք վերաբերում են բազմաթիվ հաշիվներին:
Օրինակ, ձեր բիզնեսի համար ստացած $ 500 չեկը կարող է լինել վարկ, ինչը նշանակում է, որ դուք պետք է այն գրի առնեք և՛ որպես «Կանխիկ», և՛ «Վճարման ենթակա հաշիվներ»: Օգտագործեք առանձին տողեր նույն ամսաթվի և նկարագրության տակ `նշելու ինչպես հաշիվները, այնպես էլ դրանց գումարները:
-
4/20/15, Կանխիկ, #101, Չեկ ընկերոջից, $ 500 դեբետ
Վճարման ենթակա հաշիվներ, #201, Վարկ ընկերոջից, $ 500 վարկ
Քայլ 10. Գրանցեք յուրաքանչյուր գործարք, ինչպես դա տեղի է ունենում:
Ամեն անգամ, երբ ձեր հաշիվներից որևէ մեկը փոփոխություն է կատարում, գրանցեք այն ձեր ընդհանուր օրագրում: Մտածեք այս փաստաթուղթը որպես ձեր ֆինանսների «պատմություն». Այն պատմում է ձեր բիզնեսի կարգի բերած յուրաքանչյուր տնտեսական փոխգործակցության մանրամասները:
Օրվա կամ շաբաթվա վերջում վերցրեք ձեր բոլոր անդորրագրերն ու հաշիվ -ապրանքագրերը և դրանք ստուգեք ձեր ամսագրի հետ ՝ համոզվելու համար, որ ոչինչ չեք կարոտել:
Քայլ 11. Նշեք ձեր օրագիրը:
Youիշտ այնպես, ինչպես դուք պիտակավորել եք յուրաքանչյուր հաշիվ, դուք նույնպես պետք է պիտակ պատրաստեք ձեր ամսագրի համար: Օրինակ կարող է լինել ըստ ամսաթվի, օրինակ ՝ «Ընդհանուր ամսագիր 4/1/15 → 5/1/15», կամ պարզապես թվերի միջոցով ամսագրերը ժամանակագրական տեղադրելու համար, օրինակ ՝ «Ամսագիր 1»:
Քայլ 12. Պարբերաբար ձեր ամսագրի գրառումները փոխանցեք հաշվի գրանցամատյաններին:
Հաշվի գրանցամատյանում նշվում է յուրաքանչյուր գործարք ըստ հաշվի, այսինքն ՝ ունեք կանխիկ դրամ, դեբիտորական պարտքեր և այլն: Դուք պետք է պահեք և՛ օրագիր, և՛ գրքույկ, որպեսզի ղեկավարները, հաշվապահները և անձնակազմը կարողանան արագ փնտրել ձեր բիզնեսի ֆինանսական վիճակը: ամսաթիվը և ըստ տեսակի:
Հնարավորության դեպքում, գրանցամատյանում գրառում կատարեք ամսագրում գրելուց անմիջապես հետո:
2 -րդ մաս 2 -ից. Հաշվի գրառումներ գրելը
Քայլ 1. Օգտագործեք հաշվապահական հաշվառման գրքեր `որոշակի գործարքների, ինչպիսիք են կանխիկ, դեբիտորական պարտքերը կամ վաճառքները, հետևելու համար:
Ամսագրերն այն վայրն են, որտեղ դուք գրում եք յուրաքանչյուր գործարքի ամսաթիվը, մանրամասները և գումարը `կախված դրա տեսակից: Բայց գրանցամատյանները այս տեղեկատվությունը բաժանում են որոշակի հաշիվների ՝ թույլ տալով տեսնել ձեր բոլոր գործարքները, օրինակ ՝ Կանխիկ, Դեբիտորական պարտքեր, Վաճառքներ, իրենց իսկ թերթերում:
Քայլ 2. Կազմեք գլխավոր էջ յուրաքանչյուր հաշվի համար:
Կազմեք հաշվի հատուկ գրանցամատյաններ `հիմնվելով նրանց անվան և հղման համարների վրա: Ձեր առաջին գրանցամատյանը կարող է լինել «Կանխիկ, #101»: Այս գրանցամատյանը կներկայացնի ձեր կատարած յուրաքանչյուր կանխիկ գործարք: Դուք պատճենելու եք ձեր ամսագրի գրառումները համապատասխան գրանցամատյաններում, այնպես որ ձեր օրագրում թվարկված յուրաքանչյուր հաշվի համար անհրաժեշտ է գրանցամատյան:
- Մտածեք «Հաշիվների գրաֆիկ» բովանդակության էջ ստեղծելու մասին, որը կօգնի ձեզ հետևել յուրաքանչյուր հաշվի համարին:
- Եթե դուք ունեք տարօրինակ ծախսեր, հաշվի առեք նաև «գլխավոր գրքույկ», որը հավաքում է անտիպ գործարքներ, ինչպիսիք են հարկային հայտարարագրերը, վատ վաճառքները, անձնական ծախսերը և այլն:
Քայլ 3. Ստեղծեք սյունակներ էջի ձախ կողմում `ամսաթվի, ամսագրի համարի և նկարագրության համար:
Դրանք կարող են պատճենվել անմիջապես գործարքի վերաբերյալ ձեր օրագրից: $ 500 չեկի համար կարող եք թվարկել «4/20/15, ամսագիր 1, ընկերոջից ստուգում»:
Քայլ 4. Գրառման մնացած մասը բաժանեք երեք մասի
Դեբետ, վարկ և մնացորդ: Սա թույլ է տալիս արագ տեսնել, թե ինչ եք պատկանում (դեբետ), ինչ եք ծախսում (վարկ) և որքան դեռ պարտք եք (մնացորդ): Ձեր վերջնական թերթիկը պետք է ունենա այսպիսի տեսք. Ամսաթիվ | Տեղեկանք | Նկարագրություն | Դեբետային | Վարկային | Մնացորդ |
Գրքում, ինչպես ամսագրում.
- Դեբետային վերաբերում է ձեր ստացած գումարներին:
- Վարկ վերաբերում է ձեր պարտք կամ վճարված գումարներին:
- Մնացորդ վերաբերում է այն, ինչ դուք դեռ պարտք եք, կամ դեբետային և վարկի միջև եղած տարբերությանը:
Քայլ 5. Տեղադրեք ցանկացած առնչվող վարկեր և դեբետներ կողք կողքի:
Օրինակ, եթե ընկերոջից ունեք 500 ԱՄՆ դոլարի վարկ, սկսեք ՝ նշելով 500 ԱՄՆ դոլարը որպես դեբետ: Ասեք, որ հաջորդ օրը ձեր առաջին վաճառքը կատարում եք 200 դոլարով և որոշեք սկսել ընկերոջը հետ վճարել: Նշեք նոր ամսաթիվ ՝ 21.04.15 և գրեք $ 200 ձեր վարկային բաժնում:
Քայլ 6. Օգտագործեք մնացորդի բաժինը `հաշվարկելու, թե որքան գումար եք վաստակել կամ դեռ պարտք եք:
Վերջին օրինակով ՝ դուք հետ եք վճարել ընկերոջ տված 500 դոլար վարկից 200 ԱՄՆ դոլարը: Ձեր մնացորդը հանելու համար ձեր կատարած վճարումը հանեք ձեր մնացորդը գտնելու համար: Այստեղ դուք դեռ պարտք եք $ 300, այնպես որ նշեք դա որպես ձեր մնացորդ ձեր վճարման իրավունքից:
- Այլ կերպ ասած, Մնացորդ = Վարկ - Դեբետ:
- Ամեն ծախս չէ, որ հավասարակշռություն կունենա: Եթե, օրինակ, դուք ստանում եք $ 20,000 հետազոտական դրամաշնորհ, որը պետք չէ հետ վերադարձնել, պարզապես դեբետային սյունակում նշեք $ 20,000- ը և շարունակեք առաջ:
Քայլ 7. Հիշեք, որ յուրաքանչյուր հաշվում համապատասխան գրառումներ կատարեք:
Վերադառնալով ընկերոջից $ 500 վարկին, պետք է նաև նշել, որ նրանց պարտք եք «Վճարման ենթակա հաշիվներ./4/20/15 | Ամսագիր 1 | Վարկ ընկերոջից | $ 0 Դեբետ | $ 500 վարկ | $ 500 մնացորդ | Դա պետք է տեղի ունենա ամեն անգամ, երբ հաշվի փոփոխություն է տեղի ունենում: Եթե որոշեք, օրինակ, վճարել ձեր ընկերոջը, ապա ձեզ հարկավոր կլինի նոր գրառում կատարել/4/21/15 | Ամսագիր 1 | Վարկ ընկերոջից | $ 200 դեբետ | $ 500 վարկ | $ 300 Մնացած |
Քայլ 8. Գրանցեք գործարքները, երբ դրանք տեղի են ունենում:
Timeանկացած անգամ, երբ ամսագիր է կատարվում, այդ գրառումը պետք է անմիջապես փակցված լինի գրանցամատյանում: Մեր օրինակի համար մենք ունենք ամսագրի գրառումը. Վարկ ընկերոջից `500 դոլարով: Այս ամսագրի գրառումը ազդում է 2 հաշվի վրա (Դրամական միջոցներ և դեբիտորական պարտքեր), այնպես որ դուք պետք է մուտքագրեք այդ երկու գլխավոր հաշիվները:
- Անցեք ձեր հաշվապահի կանխիկի էջին: Ձախ սյունակում (որն օգտագործվում է դեբետների գրանցման համար) գրեք գործարքի ամսաթիվը, այնուհետև գրեք գումարը: Այս օրինակում գումարը կազմում է $ 500:
- Անցեք ձեր գրանցամատյանի դեբիտորական պարտքերի էջին: Աջ սյունակում գրեք ամսաթիվը (որն օգտագործվում է վարկերի համար), որին հաջորդում է գործարքի գումարը: Այս օրինակում գումարը կազմում է $ 500:
- Թարմացրեք այս էջերը, երբ նոր ամսագրեր են առաջանում:
Քայլ 9. Ավելացրեք «նշումներ» բաժինը ՝ նոր տեղեկատվությանը հետևելու համար:
Օրինակ ՝ 500 դոլար ընդհանուր վարկը մարելուց հետո կարող եք նկարագրության տակ գրել «Վճարված է ամբողջությամբ» կամ «Մնացորդ» -ի կողքին գտնվող փոքր նշումների բաժինը:
Քայլ 10. Միավորեք տարբեր հաշիվներ մեկ գրքում `ձեր գլխավոր գիրքը կազմելու համար:
Ամբողջական գրքույկը մանրամասնում է յուրաքանչյուր հաշիվ, որպեսզի յուրաքանչյուրը կարողանա թերթել այն ՝ տեսնելու, թե որքան գումար է վաստակվում/ծախսվում յուրաքանչյուր կատեգորիայում: Առաջին էջը ներառում է հաշիվների գրաֆիկը ՝ գրանցելով յուրաքանչյուր հաշիվ գրանցամատյանում և դրա համարը, օրինակ ՝ «Կանխիկ, #101», որպեսզի մարդիկ հեշտությամբ գտնեն իրենց անհրաժեշտ տեղեկատվությունը:
Հաշիվները հեշտ մուտք գործելու համար ավելացրեք գրանցամատյանում:
Քայլ 11. Յուրաքանչյուր հաշվի համար ավելացրեք դեբետներն ու վարկերը էջի ներքևում:
Սա թույլ է տալիս իմանալ յուրաքանչյուր հաշվի ձեր սեփականության կամ պարտքի ընդհանուր գումարը: Եթե վարկերը ավելի բարձր են, քան դեբետները, ապա այդ հաշիվը փող կորցնելու մեջ է: Սա, սակայն, սպասելի է. Կրեդիտորական պարտքերը միշտ պարտքի տակ կլինեն, քանի որ այն բոլոր պարտքերի ցանկն է:
Քայլ 12. Ավելացրեք ձեր ընդհանուր դեբետներն ու վարկերը և համոզվեք, որ դրանք համընկնում են:
Դեբետը միշտ հավասար կլինի վարկին: Սա հաշվապահության երկաթյա կանոն է, և դա տրամաբանական է. Ձեր ամբողջ գումարը պետք է ինչ -որ տեղից գա: Եթե ինչ -որ բան եք գնել, վճարել եք դրա համար (վարկ) և այժմ տիրապետում եք դրա արժեքին (պարտք): Եթե որևէ անհամապատասխանություն կա, ստուգեք ձեր ամսագիրը ձեր հաշվապահական հաշվառման գրքերի հետ ՝ գտնելու այն, ինչը մոռացել եք գրանցել:
- Հիշեք. Ցանկացած գործարք ՝ դրական կամ բացասական, պետք է գրանցվի ամսագրում և գրանցամատյաններում:
- Որոշ սկսնակ հաշվապահներ հաճախ մոռանում են «սեփականության» գաղափարը: Օրինակ, եթե դուք ծախսում եք $ 10, 000 բիզնեսի վրա, ապա բիզնեսը տեխնիկապես ձեզ «պարտք» է $ 10, 000: Եթե բիզնեսը երբևէ վաճառվեր, ձեզ կվերադարձնեին ձեր $ 10, 000 դոլարը:
Քայլ 13. Վերանայեք, թե ինչպես կազմել հաշվեկշիռ, եթե դժվարանում եք հաշվարկել ձեր բոլոր պարտքերը և վարկերը:
Հաշվեկշիռները ձեր բիզնեսի ակտիվների և պարտավորությունների պատկերներն են: Այս օգտակար ձևը թվարկում է այն ամենը, ինչ ձեր ընկերությունն ունի և պարտք է ցանկացած պահի, ինչը կարող է օգնել ձեզ տեսնել ձեր գրքույկի որևէ անցք:
Քայլ 14. Famանոթացեք հաշվապահական հաշվառման ցիկլին `իմանալու համար, թե ինչ է հաջորդում:
Գլխավոր հաշվառում տեղադրելը 2 -րդ քայլն է, որը հայտնի է որպես հաշվապահական ցիկլ: Ինքնուրույն, գրանցամատյանը շատ օգտակար չէր լինի, բայց օգտագործվի որպես ցիկլի մի մաս, այն անգնահատելի գործիք է: Հաշվապահական հաշվառման ցիկլը կարելի է բաժանել մի քանի պարզեցված քայլերի:
- Հավաքեք սկզբնական փաստաթղթերը, օրինակ `անդորրագրերը կամ հաշիվ -ապրանքագրերը, որոնք պետք է գրանցվեն:
- Գործարքը գրանցեք ամսագրում ժամանակագրական հաջորդականությամբ:
- Տեղադրեք ամսագրի գրառումները գլխավոր հաշվին:
- Պատրաստեք դատավարության հաշվեկշիռը: Սա միավորված բոլոր գլխավոր հաշվապահական հաշվառման ցուցակն է, որը պետք է պատրաստվի հաշվետու ժամանակաշրջանի վերջում:
- Պատրաստել ֆինանսական հաշվետվությունները: Դրանք կարող են կազմվել փորձնական հաշվեկշիռը ճիշտ կարգավորելուց հետո:
Խորհուրդներ
Նկատի ունեցեք, որ վերը նշված օրինակները հավասարապես լավ կաշխատեն, երբ արտահայտված են այլ արժույթներով:
Դիտեք այս առնչվող տեսանյութերը
Փորձագիտական տեսանյութ
Փորձագիտական տեսանյութ
Փորձագիտական տեսանյութ Ո՞րն է հաշվապահական քննությունների համար սովորելու լավագույն միջոցը: