Անկախ նրանից, թե դուք տեղափոխում եք ինքներդ ձեզ և ձեր ընտանիքին, կամ տեղափոխում եք ձեր բիզնեսը, գուցե ցանկանաք պաշտոնական նամակ գրել հասցեի փոփոխության համար, որպեսզի ձեր բոլոր կոնտակտները ունենան ձեր նոր հասցեն: Մասնավորապես, եթե դուք տեղափոխում եք ձեր բիզնեսը կամ գրում եք գործարար կոնտակտներին, ցանկանում եք պահպանել որոշակի ձևաչափ: Ընկերների և ընտանիքի անդամների համար գուցե ցանկանաք ոչ թե պաշտոնական նամակ օգտագործել, այլ ձեռագիր բացիկ ուղարկել:
Քայլեր
Հասցեների տառերի օրինակելի փոփոխություն
Պաշտոնական անձի հասցեի նամակի փոփոխության օրինակ
Աջակցեք wikiHow և բացել բոլոր նմուշները.
Մաս 1 -ից 3 -ից. Ձևակերպեք ձեր նամակը
Քայլ 1. Փնտրեք բիզնես նամակի ձևանմուշ:
Եթե ձեր տառը մուտքագրում եք ձեր համակարգչում, ստուգեք ձեր օգտագործած տեքստային մշակման հավելվածի ձևանմուշները: Տեքստերի մշակման ծրագրերի մեծամասնությունն ունի մի շարք տարբեր տառերի կաղապարներ:
- Օգտագործեք հիմնական գործուղման ձևանմուշ, որն ունի բլոկներ ամսաթվի, ձեր հասցեի և ստացողի հասցեի համար:
- Եթե ունեք բիզնես կամ անձնական նամակագիր, որը նախատեսում եք օգտագործել ձեր նամակը տպելու համար, համոզվեք, որ ձեր օգտագործած ձևանմուշը տեղ ունի դրան տեղավորելու համար:
Քայլ 2. Ստեղծեք փոստային ցուցակ:
Ամենահեշտ բանը, հատկապես, եթե դուք նամակ եք ուղարկում հասցեատերերի երկար ցուցակին, աղյուսակի վրա փոստերի ցուցակի ստեղծումն է: Այնուհետև կարող եք օգտագործել «փոստի միաձուլում» գործառույթը ձեր բառամշակման հավելվածում ՝ ձեր ձևի տառի դաշտերը լրացնելու համար:
Փոստային ցուցակների ստուգաթերթ
Ստացողի անունն ու ազգանունը
Լրիվ փոստային հասցեն
Contactանկացած այլ կոնտակտային տվյալ ՝ հեռախոսահամար, էլ. Փոստի հասցե, ֆաքս
Carefullyգուշորեն սրբագրեք ձեր փոստային ցուցակը `համոզվելու համար, որ որևէ մեկի անունը կամ հասցեն մուտքագրելիս սխալներ չեք գրել:
Քայլ 3. Ստեղծեք հասցեի բլոկներ:
Ավանդական բիզնես նամակի ձևաչափը ներառում է ձեր անվան (կամ ձեր բիզնեսի անվան) և հասցեի բլոկ, ինչպես նաև անունն ու հասցեն կամ ստացողը: Երբ մուտքագրում եք ձեր հասցեն, օգտագործեք ձեր ընթացիկ հասցեն, այլ ոչ թե այն հասցեն, ուր տեղափոխվում եք:
Եթե օգտագործում եք փոստի միաձուլում, հետևեք ձեր տեքստային մշակման ծրագրում նշված ձևաչափման ուղեցույցներին: Սովորաբար դա նշանակում է փակագծերում ներառել այն սյունակի անունը, որտեղից ցանկանում եք, որ ծրագիրը ձեր աղյուսակից վերցնի տվյալներ, օրինակ ՝ «առաջին անուն ազգանունը»:
Քայլ 4. Տվեք ողջույն:
Ձեր նամակի ձևանմուշը սովորաբար պարունակում է կրկնակի բացատ վերջին հասցեի բլոկի վերջին տողից հետո, որին հաջորդում է ողջույնը: Դա կարող է լինել պարզապես անձի անունը, որին հաջորդում է երկու կետ, կամ «Սիրելի», որին հաջորդում է անձի անունը և ստորակետը:
Խուսափեք «Սիրելի» ողջույնի օգտագործումից, եթե ձեր ստացողներից ոմանք կազմակերպություններ են, այլ ձեռնարկություններ կամ պետական մարմիններ: Սովորաբար այս ողջույնը օգտագործվում է միայն անհատների համար:
Քայլ 5. Ավարտեք ձեր փակումը:
Ձեր նամակը ձևակերպելիս, սովորաբար, լավագույնն է առաջ գնալ և նախ փակել, ապա կազմել նամակի տեքստը: Փակման ժամանակ օգտագործվող բառը կախված կլինի ստացողների հետ ձեր հարաբերություններից:
Եթե դուք նամակ եք գրում ձեր բիզնեսի հասցեն փոխելու համար, ապա կցանկանաք ավելի պաշտոնական փակումը, օրինակ ՝ «անկեղծորեն»: Այնուամենայնիվ, եթե դուք ունեք մի շարք անձնական և գործնական շփումներ, գուցե ցանկանաք գնալ ոչ պաշտոնական ինչ -որ բանի հետ, օրինակ ՝ «շնորհակալություն»:
3 -րդ մաս 2 -ից. Ձեր նամակի պատրաստում
Քայլ 1. Գրեք հակիրճ ներածություն:
Սկսեք ձեր նամակը հայտարարությամբ `տեղեկացնելով հասցեատիրոջը նամակի նպատակի մասին: Պարտադիր չէ, որ սա երկար լինի: Սովորաբար բավական կլինի մեկ նախադասություն, որն ասում է «Այս նամակը ձեզ խորհուրդ կտա, որ շուտով իմ հասցեն կփոխվի»:
Շատ մի խոսեք ձեր ներածության հետ: Դուք ցանկանում եք նամակը պահել էջի տակ, այնպես որ այն պետք է լինի հակիրճ և ճշգրիտ:
Քայլ 2. Նշեք ամսաթիվ, երբ փոփոխությունը տեղի կունենա:
Ներածության հետ մեկտեղ, դուք պետք է ձեր հասցեատերերին հստակ տեղեկացնեք, թե երբ պետք է սկսեն օգտագործել ձեր նոր հասցեն, այլ ոչ թե ներկայիսը:
Համոզվեք, որ բավական ժամանակ եք տրամադրում ձեր հասցեատերերին նամակը ստանալու, նրանց գրառումները թարմացնելու և համապատասխան հասցեով ցանկացած նամակ ստանալու համար:
Քայլ 3. Նշեք ձեր նոր հասցեն:
Ձեր հասցեատերերին տրամադրեք նոր հասցե, որը նրանք պետք է օգտագործեն ապագայում ձեզ հետ նամակագրության համար: Սովորաբար ավելի լավ է ձևակերպել այն այնպես, ինչպես պետք է ձևակերպվի ծրարի վրա, ուստի նրանց համար հեշտ է նշել և պատճենել:
Նկատառումներ
Շփոթություն հին հասցեի հետ.
Կարող եք ներառել նաև ձեր հին հասցեն, օրինակ ՝ ասելով, որ ձեր հասցեն հին հասցեից փոխվել է նոր հասցեի: Այնուամենայնիվ, հիշեք, որ սա կարող է շփոթեցնել: Մասնավորապես, եթե դուք ունեք բազմաթիվ գործարար կամ պետական կապեր, որոնց նամակ եք ուղարկում, սխալ տեղեկությունները կարող են պատճենվել ակնկալիքի կողմից:
Տեղեկացրեք ցանկացած այլ փոփոխության մասին.
Նաև լավ գաղափար է, որ ձեր հասցեատերերին տեղեկացնեն, թե ինչ, եթե որևէ այլ կոնտակտային տվյալներ կփոխվեն և որոնք կմնան անփոփոխ: Սա հատկապես կարևոր է, եթե նրանք պետք է կապ հաստատեն ձեզ հետ անցման ընթացքում:
Քայլ 4. Ներառեք ցանկացած այլ համապատասխան տեղեկատվություն:
Կախված ձեր տեղափոխության հանգամանքներից, կարող են լինել այլ տեղեկություններ, որոնք ձեր ստացողները պետք է իմանան, օրինակ ՝ եթե ուրիշները նույնպես տեղափոխվեն ձեզ մոտ, կամ արդյոք ձեր բիզնեսը բաց կմնա տեղափոխման ընթացքում:
Համապատասխան տեղեկատվության օրինակներ
Բիզնեսի փակումը.
Եթե ձեր բիզնեսը կարճ ժամանակով փակվելու է տեղափոխվելու համար, ապա դրա մասին պետք է տեղեկացնեք ձեր հասցեատերերին, որպեսզի նրանք նախապես պլանավորեն ՝ լինեն դրանք հաճախորդներ, մատակարարներ, թե այլ հաճախորդներ:
Շարժվող վաճառք.
Եթե դուք ունեք շարժական վաճառք, սա կարող է լավ տեղ լինել, որպեսզի ձեր հասցեատերերը նույնպես իմանան այդ մասին:
Քայլ 5. Շնորհակալություն ստացողին:
Ձեր նամակը փակելու համար ձեր վերջին պարբերությունից հետո կրկնապատկեք տարածությունը և գրեք պարզ նախադասություն `շնորհակալություն հայտնելով ստացողին: Եթե նրանք գործարար գործընկեր են, գուցե ցանկանաք նաև նշել, թե ինչպես եք գնահատում նրանց բիզնեսը:
Օրինակ, եթե ձեր բիզնեսը տեղափոխվում է, կարող եք գրել «Շնորհակալություն այս հարցում ուշադրության համար: Ես մեծապես գնահատում եմ այս ընկերությանը ավելացված արժեքը և անհամբերությամբ սպասում եմ ձեզ հետ շարունակական աշխատանքին»:
Քայլ 6. Տրամադրեք շփման միջոց:
Ստացողին շնորհակալություն հայտնելուց հետո գուցե ցանկանաք տրամադրել հեռախոսահամար կամ էլ.
Սա հատկապես կարևոր է, եթե ձեր բիզնեսը տեղափոխվում է: Հնարավոր է ՝ ցանկանաք ուղղել բոլոր հարցերը կամ մտահոգությունները որոշակի հեռախոսահամարի կամ ընդլայնման կամ էլփոստի որոշակի հասցեի տեղափոխման վերաբերյալ:
Քայլ 7. Կառուցեք մի քանի տառ:
Հատկապես, եթե դուք տեղափոխում եք ձեր բիզնեսը, գուցե ցանկանաք ունենալ մեկից ավելի տառեր: Այդ կերպ դուք կարող եք մեկ նամակը հարմարեցնել հատկապես հաճախորդներին կամ հաճախորդներին, մյուսը ՝ գործարար գործընկերներին, իսկ մյուսը ՝ վաճառողներին կամ դիլերներին:
Եթե ունեք որևէ համապատասխան տեղեկատվություն, որը ցանկանում եք ներառել, վերաբերում է միայն մեկ հանդիսատեսին: Այս կերպ ոչ ոք այլ տեղեկատվություն չի ստանում, քան իրեն անհրաժեշտ է:
3 -րդ մաս 3 -ից. Ձեր նամակի ուղարկումը
Քայլ 1. letterգուշորեն սրբագրեք ձեր նամակը:
Նախքան ձեր նամակը վերջնական տեսքի բերելը, համոզվեք, որ չկան տառասխալներ, ուղղագրական կամ քերականական սխալներ, որոնք ձեր նամակը դարձնում են ոչ պրոֆեսիոնալ կամ դժվարացնում են կարդալը:
Մասնավորապես ստուգեք հասցեն և համոզվեք, որ այն ճիշտ է: Դուք չեք ցանկանում ձեր հասցեատերերին ուղարկել հասցեի նամակի փոփոխություն, որը նրանց ցույց է տալիս սխալ հասցե:
Քայլ 2. Համոզվեք, որ ստացողների տվյալները ճիշտ են:
Երբ դուք օգտագործում եք փոստի միաձուլումը զանգվածային փոստերի համար, դա կարող է ձեզ շատ ժամանակ խնայել: Բայց հնարավոր է նաև, որ սխալներ լինեն, թե ինչպես են տվյալները փոխանցվում ձեր տառերին:
Ստուգեք բոլոր դաշտերը և համոզվեք, որ դրանք բոլորը համընկնում են և պատկանում են նույն ստացողին: Օրինակ, ցանկանում եք համոզվել, որ հասցեատիրոջ հասցեատիրոջ անունն ու հասցեն համընկնում են ողջույնի անվան հետ:
Քայլ 3. Տպեք և ստորագրեք ձեր տառերը:
Երբ համոզվեք, որ ձեր տառերը ձևաչափված են ճիշտ և առանց սխալների, տպեք դրանք լավ պահեստավորված թղթի վրա և ստորագրեք դրանք ձեռքով ՝ օգտագործելով կապույտ կամ սև թանաք: Հետո նրանք պատրաստ են նամակ ուղարկել:
Քայլ 4. Նախապես ծանուցեք ձեր հասցեատերերին:
Շատ դեպքերում դուք ցանկանում եք համոզվել, որ հասցեատերերը կստանան իրենց նամակները ձեր հասցեի փոփոխության ուժի մեջ մտնելուց երկու -չորս շաբաթվա ընթացքում: