Ինչպես կատարել հաշվապահական գործարքներ. 12 քայլ (նկարներով)

Բովանդակություն:

Ինչպես կատարել հաշվապահական գործարքներ. 12 քայլ (նկարներով)
Ինչպես կատարել հաշվապահական գործարքներ. 12 քայլ (նկարներով)

Video: Ինչպես կատարել հաշվապահական գործարքներ. 12 քայլ (նկարներով)

Video: Ինչպես կատարել հաշվապահական գործարքներ. 12 քայլ (նկարներով)
Video: Ինչպես խոսել աշխատանքի ընդունվելիս /Հոգեբանալիի հյուրն է հոգեբան Մարիամ Մելքումյանը 2024, Երթ
Anonim

Յուրաքանչյուր ձեռնարկություն, անկախ նրանից, թե որքան մեծ է այն փոքր, պետք է հետևի իր բոլոր գործարքներին: Կան շատ պարզ ֆինանսական ծրագրային համակարգեր, որոնք կարող եք ձեռք բերել, բայց դա լավագույնն է, եթե նախ հստակ պատկերացում ունենաք, թե ինչպես են գործում հաշվապահական գործարքները: Դուք պետք է յուրաքանչյուր բիզնես գործարք մուտքագրեք, օրինակ ՝ վճարում ստանալը կամ հաշիվ վճարելը հաշվապահական ամսագրում, որը նման է մեծ մատյանների: Այստեղ դուք կունենաք հաշիվներ կոչվող կատեգորիաների հավաքածու, և դուք դեբետագրելու (ավելացնելու կամ նվազեցնելու) մեկ հաշիվ և վարկ (ավելացնելու կամ նվազեցնելու) մեկ այլ հաշիվ (օրինակները կհետևեն): Հաշվապահական հաշվառման ծրագրերի ստեղծողները դեռ հետևում են այդ բանաձևին, բայց սովորական օգտագործողի համար գործընթացը դյուրինացրել են:

Քայլեր

3 -րդ մաս 1. Գործարքների մուտքագրում

Կատարեք հաշվապահական գործարքներ Քայլ 1
Կատարեք հաշվապահական գործարքներ Քայլ 1

Քայլ 1. Հավաքեք գործարքների հետ կապված ցանկացած փաստաթուղթ:

Դրանք կարող են ներառել մատակարարների հաշիվ -ապրանքագրեր, կոմունալ վճարումներ, հաճախորդներին տրված վարկային հուշագրեր, հարկային քաղվածքներ, տրված չեկեր և աշխատավարձի մասին տեղեկություններ: Ստուգեք յուրաքանչյուր հաշիվ կամ վճարում, որը ստացվել է ճշգրտության համար, նախքան հաշվապահական հաշվառման ամսագրում գրանցելը: Նախքան որևէ գործարք կնքելը, համոզվեք, որ բոլորը հաստատված են ղեկավարի կամ ձեռնարկատիրոջ կողմից:

Կատարեք հաշվապահական գործարքներ Քայլ 2
Կատարեք հաշվապահական գործարքներ Քայլ 2

Քայլ 2. Յուրաքանչյուր տեսակի գործարքի համար ստեղծեք տարբեր հաշիվներ կամ կատեգորիաներ:

Հաշիվները կարող են բաղկացած լինել կանխիկից, գույքագրումից, ծախսերից և այլն: Մտածեք դրանք որպես տարբեր էջեր նոթատետրում կամ տողերում, որոնք կարող եք թվարկել ձեր անձնական բյուջեում: Դուք պետք է ստեղծեք հետևյալ տեսակի հաշիվներ.

  • Վաճառքի կամ եկամտի հաշիվը գրանցում է հաճախորդներին կատարված ցանկացած վաճառք:
  • Նմանապես, ծախսերի հաշիվը գրանցում է բիզնեսի ծախսած ցանկացած գումար, ինչպես օրինակ ՝ իր օբյեկտների շահագործման, արտադրանքի արտադրության և արտադրանքի վաճառքի համար:
  • Բացի այդ, ձեռնարկությունը պետք է գրանցի իր ունեցվածքը, ինչպես կանխիկ դրամը, դեբիտորական պարտքերը (վաճառք հաճախորդներին, որոնց դեռ վճարված չէ), և ֆիզիկական ունեցվածքը, ինչպես շենքերը և սարքավորումները: Դրանք գրանցվելու են ակտիվների հաշվին:
  • Մյուս կողմից, պարտավորությունների հաշիվը գրանցում է այն բոլոր գումարները, որոնք բիզնեսը պարտք է արտաքին կողմերին, ինչպիսիք են բանկային վարկերը, կրեդիտորական պարտքերը (օրինակ ՝ մատակարարներին) և վճարման ենթակա աշխատավարձերը (աշխատավարձերը, որոնք աշխատողները վաստակել են, բայց դեռ չեն վճարվել):
  • Այս խոշոր կատեգորիաները հաճախ բաժանվում են ավելի կոնկրետ, ավելի փոքր հաշիվների:
Կատարեք հաշվապահական գործարքներ Քայլ 3
Կատարեք հաշվապահական գործարքներ Քայլ 3

Քայլ 3. Որոշեք, թե որ հաշիվները դեբետագրվեն կամ վարկավորվեն:

Ամենակարևորը հիշելն է, որ յուրաքանչյուր գործարք կարելի է բնութագրել որպես դեբետ/վարկ, և որ վարկը (վարկերը) միշտ պետք է ուղեկցվեն հավասար դեբետ (ներ) ով: Օրինակ, երբ հաճախորդից վճարում եք ստանում, ձեր հաշվապահական հաշվառման ամսագրում դեբետագրում եք կանխիկ և կանխիկ դրամական միջոցների կրեդիտորական պարտքեր: Երբ վճարում եք հեռուստատեսային գովազդի համար, դուք դեբետագրում եք «Գովազդային ծախսեր» և վարկավորում կանխիկ գումար:

  • Դեբետագրերը մեծացնում են ծախսերը, ակտիվները (օրինակ `կանխիկ կամ կահույք), իսկ շահաբաժինների հաշիվներն ու վարկերը նվազեցնում են այդ հաշիվները: Այս աճը հիշելու հեշտ միջոց է D-E-A-D (դեբետային ակտիվներ, ծախսեր, շահաբաժիններ): Այլ հաշիվներ, ինչպես պարտավորությունները և եկամուտները, ավելանում են վարկերով և նվազում դեբետներով: Հաշվապահական հաշվառման այս համակարգն ունի իր տրամաբանությունը, և դուք ավելի լավ է անգիր այն, ի տարբերություն ձեր սեփական տրամաբանության `« ավելացված »և« նվազած »բաների հետ:
  • Հիշեք, որ վարկային և դեբետային մուտքերի թիվը կարող է անհավասար լինել, քանի դեռ ընդհանուր արժեքները հավասար են: Օրինակ, եթե հաճախորդը ապրանքի կեսի համար վճարեր կանխիկ և կեսը ՝ ապառիկ, երկու դեբետային մուտք կգրանցվեր ՝ կանխիկ և դեբիտորական պարտքեր, և միայն մեկ վարկային մուտքագրում ՝ վաճառք:
  • Բոլոր հասանելի համակարգչային ծրագրային համակարգերը ձեզ համար հեշտ կդարձնեն հաշվապահական գործարքների գրանցումը `յուրաքանչյուր գրառում ամսագրում տեղադրելով դրա ճիշտ տեղը:
  • Հնարավոր է, որ ամսագրում անհրաժեշտ լինի ստեղծել նոր հաշիվների անուններ, եթե ունեք սովորական գործարք, ինչպիսին է բաժնետոմսերի վաճառքը կամ հողի գնումը:
Կատարեք հաշվապահական գործարքներ Քայլ 4
Կատարեք հաշվապահական գործարքներ Քայլ 4

Քայլ 4. Կրկնակի ստուգեք ամսագրում մուտքագրված բոլոր հաշվապահական գործարքները:

Յուրաքանչյուր գործարք պետք է հայտնվի իր համապատասխան կատեգորիայի մեջ. Օրինակ, դեբետագրեք ամսագրի մի կողմում, և այդ գործարքին հավասար գումար պետք է հայտնվի ամսագրի հակառակ վարկային կողմում:

Օրինակ, 500 ԱՄՆ դոլարի էլեկտրաէներգիայի դիմաց գործարքը դուք մուտքագրելու եք «Պարտք կրել պարտքերի» ենթակա «Դեբետ» սյունակում, իսկ կանխիկ «վարկ» սյունակում ՝ 500 դոլար վճարումից հետո: Անպայման նշումների մեջ ներառեք հաշիվ -ապրանքագրի համարը և կարճ նկարագրությունը:

Կատարեք հաշվապահական գործարքներ Քայլ 5
Կատարեք հաշվապահական գործարքներ Քայլ 5

Քայլ 5. Պարբերաբար փոխանցեք ամսագրի գրառումները գլխավոր հաշվառում:

Գլխավոր գիրքը ձեր բոլոր հաշիվների հավաքածուն է: Օրինակ, Գլխավոր գրքում կգտնվի էջ ձեր կանխիկ դրամի, դեբիտորական պարտքերի, կրեդիտորական պարտքերի, կոմունալ ծախսերի և այլնի համար: Այնուհետև կկարողանաք տեսնել յուրաքանչյուր տեսակի հաշվի ընդհանուր գումարը որոշակի ժամանակահատվածում:.

  • Գլխավոր գրքում տեղեկությունները գրանցվում են հաշվի միջոցով, ի տարբերություն ամսագրի, որը գրանցում է գործարքները: Այլ կերպ ասած, գլխավոր հաշվին փոխանցված մեկ գործարքը մուտքագրվելու է առնվազն երկու տեղում կամ հաշիվներում:
  • Օրինակ, կանխիկ վճարվող հաճախորդի վաճառքը գրանցվելու է ամսագրում որպես մեկ գործարք ՝ ճանաչելով կանխիկ հաշվի դեբետ և եկամուտներին վարկ: Գլխավոր հաշվին փոխանցվելիս այս գրառումը կարձանագրվի երկու առանձին վայրերում `դրամական հաշիվը և եկամուտների հաշիվը: Սա թույլ է տալիս տեսնել, թե ինչպես է գործարքը և դրա շուրջ եղած մյուսները առանձին ազդել յուրաքանչյուր հաշվի վրա:
  • Գլխավոր գրանցամատյանում գրառումները պետք է ուղեկցվեն գործարքի ամսաթվով, որը կօգնի բացահայտել գործարքի աղբյուրը: Որոշ հաշվապահներ ներառում են նաև տեղեկանքային համար, օրինակ ՝ պատվերի համարը, որպեսզի ավելի հեշտ լինի գործարքների հետագծումը իրենց ամսագրերում:

3 -րդ մաս 2 -ից. Հաշվապահական գործառնությունների հավասարակշռում

Կատարեք հաշվապահական գործարքներ Քայլ 6
Կատարեք հաշվապահական գործարքներ Քայլ 6

Քայլ 1. Հաշվեկշռեք գլխավոր հաշվապահական հաշվառումը, նախքան այն փակելը ամեն անգամ, երբ հաշվապահական գործարք եք կնքում:

Գործարկեք փորձնական հաշվեկշիռ և այլ հաշվետվություններ `համոզվելու համար, որ պատշաճ հաշիվները գանձվել են, և գործարքները ճիշտ են տեղադրվել: Անկախ նրանից, թե դուք մուտքագրել եք 1 գործարք, թե 100 գործարք, ընդհանուր դեբետները պետք է հավասար լինեն ընդհանուր կրեդիտներին:

Եթե դուք ձեռքով ավելացնում եք կամ օգտագործում եք հաշվապահական ծրագրեր, ապա կհավաքեք ձեր բոլոր դեբետները և ձեր բոլոր վարկերը, անկախ նրանից, թե որ կատեգորիայի մեջ են դրանք: Նրանք միշտ պետք է հավասարվեն զրոյի:

Կատարեք հաշվապահական գործարքներ Քայլ 7
Կատարեք հաշվապահական գործարքներ Քայլ 7

Քայլ 2. Ստուգեք փորձնական հաշվեկշռի սխալները:

Եթե դեբետները հավասար չեն վարկերի, ապա սխալը գտնելու համար ստիպված կլինեք վերադառնալ ամսագրի գրառումներին: Նույնիսկ եթե դեբետները հավասար վարկեր են տալիս, դեռևս կարող է լինել սխալ, եթե գործարքը չի գրանցվել կամ երկու անգամ մուտքագրվել է, կամ եթե գործարքը տեղադրվել է սխալ հաշվին:

  • Օրինակ, երբ հաճախորդից վճարում եք ստանում, հնարավոր է ՝ կանխիկ գումար եք դեբետագրել, բայց մոռացել եք վարկավորել դեբիտորական պարտքերը, ինչը նշանակում է, որ ձեր հաշիվները կարտացոլեն, որ դեռ պարտք ունեք, երբ դա չեք անում: Այս դեպքում ձեր վարկերը չեն հավասարվի ձեր բոլոր դեբետներին:
  • Որոշ դեպքերում դա կարող է պահանջել հետևել հաշվի մուտքերին իրենց սկզբնական ամսագրի գրառումներին ՝ խնդիրը գտնելու համար: Ահա թե ինչու է օգտակար այս գրառումները միշտ զուգակցել գործարքի ամսաթվի և (կամ) համարի հետ:
Կատարեք հաշվապահական գործարքներ Քայլ 8
Կատարեք հաշվապահական գործարքներ Քայլ 8

Քայլ 3. Գործարկեք հաշվետվություններ եկամուտների, հաշվեկշռի և չբաշխված շահույթի մասին հաշվետվությունների վերաբերյալ:

Դա կարելի է անել ձեռքով կամ հաշվապահական ծրագրային համակարգի միջոցով: Այնուհետև կունենաք ձեր բիզնեսի կարգավիճակի ամբողջական պատկերը:

  • Եկամուտների մասին հաշվետվությունը, օրինակ, կհանի ձեր ծախսերը որոշակի ժամանակահատվածում ձեր վաստակած եկամուտներից, և դուք կիմանաք ՝ շահույթ ունեցե՞լ եք, թե ունեցել եք վնաս: Լրացուցիչ տեղեկությունների համար տեսեք, թե ինչպես գրել եկամուտների մասին հայտարարություն:
  • Հաշվեկշռում ներկայացված են ձեռնարկության բոլոր ակտիվներն ու պարտավորությունները: Ակտիվները ներառում են կանխիկ միջոցներ, սարքավորումներ, հող և դեբիտորական պարտքեր: Պարտականությունները ներառում են կրեդիտորական պարտքեր և կրեդիտորական պարտքեր: Լրացուցիչ տեղեկությունների համար տեսեք, թե ինչպես կազմել հաշվապահական հաշվեկշիռ:
  • Եթե դուք վճարել եք շահաբաժիններ (վճարումներ բաժնետերերին) վերջին ժամանակահատվածում, ապա ձեզ նույնպես կպահանջվի չբաշխված շահույթի մասին հաշվետվություն: Չբաշխված շահույթի մասին հաշվետվությունը ցույց է տալիս ձեր ստացած շահույթի գումարը (զուտ եկամուտ) ՝ հանած վճարված շահաբաժինները: Չբաշխված շահույթն ինքնին ներկայացնում է ընկերությունում վերաներդրվող շահույթ:

3 -րդ մաս 3 -ից. Հաշվապահական գործարքների մանրամասն գրառումների պահպանում

Կատարեք հաշվապահական գործարքներ Քայլ 9
Կատարեք հաշվապահական գործարքներ Քայլ 9

Քայլ 1. Ներառեք ամսագիր մուտքագրած յուրաքանչյուր գործարքի համառոտ նկարագրություն:

Օրինակ ՝ «վճարովի կանխիկ գումար մալուխային հեռուստատեսության գովազդի համար, 2015 թ. Փետրվար»: Սա կօգնի ձեզ հստակեցնել յուրաքանչյուր գործարքի գումարը, պատճառը և գրանցման գործընթացը հետագայում:

Կատարեք հաշվապահական գործարքներ Քայլ 10
Կատարեք հաշվապահական գործարքներ Քայլ 10

Քայլ 2. Պահպանեք ձեր ամսագրի գրառումների պահուստային փաստաթղթերը:

Սա շատ կարևոր է այն դեպքում, երբ կան սխալներ կամ հետագայում որևէ հարցերի դեպքում: Բոլոր գրառումների վերաբերյալ փաստաթղթերը կարող են ներկայացվել `ամսագրին մուտքագրելով համարը և ամսաթիվը` որպես փաթեթ: Oneանկացած անձ պետք է կարողանա թերթել ամսագրի գրառումը գլխավոր հաշվառում, այնուհետև հեշտությամբ գնալ պահուստային փաստաթղթերին:

Կատարեք հաշվապահական գործարքներ Քայլ 11
Կատարեք հաշվապահական գործարքներ Քայլ 11

Քայլ 3. Պահպանեք բոլոր փաստաթղթերի թղթային պատճենները առնվազն մեկ տարի:

Սա ներառում է ինչպես ձեր ամսագրի, այնպես էլ գրանցամատյանի գրառումները, ինչպես նաև ցանկացած անդորրագր և գործարքի այլ փաստաթղթեր: Դրանք ձեզ հարկավոր կլինեն մինչև ձեր հաշիվների աուդիտը և հարկերի գրանցումը:

Կատարեք հաշվապահական գործարքներ Քայլ 12
Կատարեք հաշվապահական գործարքներ Քայլ 12

Քայլ 4. Պահպանեք փաստաթղթերը էլեկտրոնային եղանակով առնվազն յոթ տարի:

Սկանավորեք դրանք ՝ առջևի և հետևի, և պահեք այդ պատճենները երկու սկավառակի վրա ՝ մեկը գրասենյակում պահելու համար, իսկ մյուսը ՝ արտակարգ իրավիճակների դեպքում օգտագործելու համար: Միշտ կա հնարավորություն, որ ձեր հարկերը ստուգվեն մի քանի տարի առաջ, ուստի կարևոր է պահել այդ գրառումները:

Խորհուրդ ենք տալիս: