Եթե դուք փոքր բիզնես ունեք, ամենայն հավանականությամբ գիտեք, որ կարող եք նվազեցնել ձեր բիզնեսը վարելու համար կատարվող ծախսերի մեծ մասը: Այնուամենայնիվ, դուք նույնպես պետք է պահեք այդ ծախսերի անդորրագրերը և այլ փաստաթղթերը, եթե հարկային վարչությունը ստուգի ձեր հարկային հայտարարագրերը կամ լրացուցիչ տեղեկություններ պահանջի ձեր պահանջած նվազեցումների վերաբերյալ: Ստացականների կազմակերպումը և ծախսերին հետևելը կարող են դժվարություններ առաջացնել, բայց եթե դուք ունեք հարմար և մատչելի համակարգ, կարող եք համոզվել, որ ունեք ամեն ինչ տեղում, որպեսզի առավելագույնի հասցնեք ձեր պահումները `հարկային ժամանակով:
Քայլեր
Մեթոդ 1 -ից 3 -ը. Ներկայացման համակարգի մշակում
Քայլ 1. Ընտրեք ֆայլերի պահպանման հարմար համակարգ:
Ավելի հեշտ է ձևավորել անդորրագրեր անմիջապես ներկայացնելու սովորություն, եթե ձեր ֆայլերի պահեստը հեշտությամբ հասանելի է: Փոքր ձեռնարկությունների մեծ մասի համար հիմնական փաստաթղթերի պահարանը բավարար կլինի: Պահեք այն այն վայրում, որտեղից հաճախ եք անցնում, որպեսզի ստիպված չլինեք ձեր ճանապարհից դուրս գալու ձեր ստացականները ներկայացնելու համար:
- Հաճախ ձեր ֆայլերի պահպանման համակարգի լավագույն վայրը գրասեղանի կողքին է, որտեղ դուք զբաղվում եք բիզնեսի ֆինանսներով: Այդ կերպ, այն ամենը, ինչ ձեզ հարկավոր է, մոտ է ձեռքին:
- Եթե ունեք ավելի փոքր բիզնես ՝ առանց բազմաթիվ մուտքերի, ավելի փոքր ֆայլերի տուփը կարող է ավելի լավ աշխատել ձեզ համար: Օրինակ, դուք կարող եք ձեռք բերել պլաստիկ տուփ `կախովի թղթապանակներով:
Քայլ 2. Կազմակերպեք ձեր մուտքերը ըստ կատեգորիաների:
Երբ կատարում եք ձեր հարկերը, դուք պետք է ձեր նվազեցումները լրացնեք որոշակի կատեգորիաների ներքո: Եթե ձեր ստացականները ներկայացնեք այս կատեգորիաներում, ապա դուք արդեն կատարել եք այս աշխատանքը: Հարկերի ժամանակ մնում է դրանք գումարել: Ձեզ անհրաժեշտ կատեգորիաները ներառում են.
- Գովազդ և առաջխաղացում (այցեքարտեր, փոստային ցուցակներ, կայքերի մշակում, սոցիալական լրատվամիջոցների գովազդ)
- Սնունդ և ժամանց (ճաշի հանդիպումներ, ընթրիքներ հաճախորդների հետ)
- Travelանապարհորդություն (ավիատոմս, մեքենայի ծախսեր, վճարներ, վազք, կացարան, սնունդ ՝ աշխատանքի ընթացքում)
- Վարձակալություն (վարձավճարներ գրասենյակային տարածքի կամ վարձակալած սարքավորումների համար)
- Կոմունալ ծառայություններ (էլեկտրաէներգիա, ջուր, ջերմություն/օդորակում, աղբի հավաքում աշխատավայրի համար)
- Հաղորդակցություն (հեռախոսի ծախսեր, ինտերնետ հասանելիություն)
- Պիտույքներ (գրասենյակային նյութեր, մաքրման միջոցներ, սուրճ կամ գրասենյակում շշալցված ջուր)
- Փոստի առաքում և առաքում (փոստարկղեր, առաքման վճարներ)
- Իրավաբանական և մասնագիտական վճարներ (հաշվապահի/հաշվապահի վճարներ, փաստաբանի վճարներ)
- Ապահովագրություն (ձեռնարկատիրական պատասխանատվության ապահովագրավճարներ, աշխատողների փոխհատուցման վճարներ աշխատողների համար)
- Լիցենզիաներ և տուրքեր (բիզնես լիցենզիաներ, մասնագիտական / u200b / u200b լիցենզիաներ, առևտրային ասոցիացիայի վճարներ, արտոնագրի վճարներ)
- Կրթություն (մասնագիտական / u200b / u200b զարգացում, մասնագիտական / u200b / u200b լիցենզիաների շարունակական կրթություն, աշխատանքի ուսուցում ձեր կամ աշխատակիցների համար)
Հուշում
Եթե անդորրագիրը ներառում է բազմաթիվ կատեգորիաների ծախսեր, կազմեք անդորրագրի պատճենը յուրաքանչյուր կատեգորիայի համար: Յուրաքանչյուր օրինակի վրա նշեք այդ կատեգորիայի այդ անդորրագրի ընդհանուր նվազեցումը:
Քայլ 3. Պահեք ձեր մուտքերը ժամանակագրական կարգով:
Թեև դա հատկապես անհրաժեշտ չէ, այն կարող է օգնել ձեզ գնահատել ձեր հարկերը եռամսյակային հարկեր ներկայացնելիս: Այն կարող է նաև օգնել ձեզ ավելի հեշտությամբ գտնել որոշակի ծախսեր:
Եթե մեկ ամսվա ընթացքում ունեք մեկ կատեգորիայի բազմաթիվ ստացականներ, հաշվարկեք ամսական ընդհանուր գումարը և ամսվա վերջում ներառեք ձեր ֆայլում: Դա ավելի դյուրին կդարձնի հարկերի ժամանակ ծախսերի ավելացումը և կնվազեցնի սխալների վտանգը:
Քայլ 4. receրագրեք ձեր անդորրագրերը ներկայացնելու որոշակի ժամանակ:
Օգտագործեք այն համակարգը, որն ամենալավն է աշխատում ձեզ համար և որին կարող եք հետևել: Փոքր բիզնեսի որոշ սեփականատերեր նախընտրում են անհապաղ ներկայացնել իրենց անդորրագրերը, իսկ մյուսները շաբաթը մեկ անգամ ժամանակ են հատկացնում դրանք անցնելու և դրանք ներկայացնելու համար:
- Ինչ մեթոդ էլ ընտրեք, դուք ուզում եք համոզվել, որ անցնում եք ձեր անդորրագրերի միջոցով և դրանք ներկայացնում, մինչդեռ որոշակի գործարքը դեռ թարմ է ձեր մտքում, որպեսզի իմանաք, թե ինչի համար է այդ անդորրագիրը:
- Եթե դուք պարզապես հավաքում եք ձեր անդորրագրերը տուփի մեջ և չեք ձանձրանում դրանք դասակարգել, ապա հարկային ժամանակի հետ կապված դժվարություններ կունենաք, և դուք կարող եք վերջնականապես կորցնել այն նվազեցումները, որոնք կարող էիք վերցնել, եթե ավելի լավ կազմակերպված լինեիք:
Մեթոդ 2 3 -ից. Docախսերի փաստաթղթավորում
Քայլ 1. Նշեք անդորրագրի յուրաքանչյուր ծախսերի բիզնես նպատակը:
Հաշվի առնելով, որ անդորրագրերը պահելու եք 6 տարի, մի բան, որն ակնհայտ է թվում ծախսերը կատարելուց մեկ շաբաթ անց, կարող է այն չլինել, ինչ դուք կհիշեք մի քանի տարի անց: Թեև դա չի կարող վերաբերվել գրասենյակային պարագաներին, սնունդն ու ճանապարհորդությունը կարող են ավելի դժվար լինել:
- Օրինակ, եթե գնացել եք ճաշելու հաճախորդի հետ, կարող եք նշել հաճախորդի անունը և ճաշի ընդհանուր թեման:
- Travelամփորդական ծախսերի դեպքում նշեք ճանապարհորդության պատճառը: Կարող եք ներառել նաև բրոշյուր կամ այլ տեղեկություններ: Օրինակ, եթե դուք ճանապարհորդել եք առևտրային համաժողովի համար, ապա կարող եք կոնվենցիայի համար նախատեսված բրոշյուրը կցել այդ կոնվենցիային վերաբերող անդորրագրերին:
Քայլ 2. Առևտրային և անձնական ծախսերը առանձնացրեք նույն անդորրագրի վրա:
Իդեալում, դուք պահում եք բիզնեսը և անձնական ծախսերը որպես առանձին գործարքներ: Այնուամենայնիվ, դա միշտ չէ, որ հարմար է դա անել: Եթե դուք ունեք անձնական ծախսեր նույն անդորրագրի հետ, ինչ բիզնեսի ծախսերը, ընդգծեք կամ ընդգծեք բիզնեսի ծախսերը և հաշվարկեք նոր գումար `հարկային նպատակներով:
Օրինակ, եթե դուք գնում եք գրասենյակային պարագաներ և դուրս եք գալիս մեկ շիշ ջուր ձեզանից դուրս գալու համար, ջրի շիշը կհամարվի անձնական, այլ ոչ թե բիզնեսի ծախս: Դուք այդ ջրի արժեքը (չմոռանաք վաճառքի հարկը, եթե կիրառելի է) ընդհանուրից կհանեք ՝ ձեր նվազեցվող ծախսերի նոր ընդհանուր գումարը ստանալու համար:
Քայլ 3. Համապատասխանեցրեք անդորրագրի գործարքները ֆինանսական հաշվետվությունների գրառումներին:
Երբ ամեն ամիս ստանում եք ձեր բիզնեսի բանկային և վարկային քարտերի քաղվածքները, տպեք դրանք և համեմատեք դրանք ձեր անդորրագրերի հետ: Նշեք կամ ընդգծեք յուրաքանչյուր գործարք յուրաքանչյուր քաղվածքի վրա, որի համար ունեք անդորրագիր:
Եթե ձեր հայտարարություններից մեկի վրա որևէ գործարք է կատարվում, որը, ձեր կարծիքով, ենթակա է նվազեցման, բայց չունեք անդորրագիր, գուցե կարողանաք ստանալ ձեր գրառումների համար տպված անդորրագիր: Կապվեք վաճառողի հետ ՝ պարզելու, թե արդյոք դա հնարավոր է:
Գուշացում
Խուսափեք կանխիկ միջոցների օգտագործումից `բիզնեսի ծախսերը վճարելու համար: Դժվար է հետևել և չի թողնում թղթի հետք, ինչպես դա անում են վարկային կամ դեբետային քարտերը:
Մեթոդ 3 -ից 3 -ը `Անթուղթ անցնելը
Քայլ 1. Սկանավորեք բոլոր անդորրագրերը նախքան դրանք ներկայացնելը, նույնիսկ եթե պահում եք թղթե ֆայլեր:
Ստացումների մեծ մասը տպվում է ջերմային թղթի վրա, որը ժամանակի ընթացքում քայքայվում է: IRS- ը խորհուրդ է տալիս ձեր մուտքերը պահել 6 տարի: Այնուամենայնիվ, ջերմային թղթի անդորրագրի թանաքը կարող է մարել այն աստիճան, որ այդքան ժամանակ անց այն դատարկ է թվում:
- Գրասենյակային տպիչների մեծ մասը ներառում է սկաներ: Եթե ձերն այդպես չէ, ներդրումներ կատարեք մեկի մեջ և հիշեք, որ գնումը նաև գրասենյակից ծախսվող հարկ է:
- Եթե յուրաքանչյուր անդորրագրի վրա նշում եք կատարում, դրանք սկանավորեք ձեր նշումները կատարելուց հետո:
Հուշում
Դուք կարող եք նաև լուսանկարել ձեր ստացականները սմարթֆոնով:
Քայլ 2. Պահպանեք ձեր պատկերի ֆայլերը կազմակերպված և պիտակավորված ըստ կատեգորիայի և ամսաթվի:
Ընդօրինակեք ձեր թղթային փաստաթղթերի համակարգը ձեր թվային ֆայլերի ներկայացման համակարգով ՝ ստեղծելով թղթապանակներ յուրաքանչյուր կատեգորիայի համար: Սովորաբար, ձեր համակարգիչը կամ էլեկտրոնային սարքը լռելյայն ժամանակագրությամբ կպահի ֆայլերը:
Կարող եք նաև ամիսներ շարունակ ստեղծել պանակներ կատեգորիայի թղթապանակների ներսում: Սա կօգնի ձեզ ավելի հեշտությամբ գտնել անդորրագրի որոշակի պատկեր, ինչպես նաև կկազմակերպի ձեր պահումները, որպեսզի կարողանաք ավելի ճշգրիտ գնահատել ձեր եռամսյակային հարկերը:
Քայլ 3. Ձեր սմարթֆոնի վրա օգտագործեք անդորրագրերի կազմակերպման ծրագիր:
Կան մի քանի սմարթֆոնների հավելվածներ, որոնք կարող են օգնել փոքր բիզնեսի սեփականատերերին հետևել նվազեցվող ծախսերին և կազմակերպել անդորրագրեր: Ոմանք նաև կօգնեն ձեզ հետևել ձեր վազքը և այլ ծախսերը, որոնց համար կարող եք անդորրագրեր չունենալ:
Եթե որոշեք օգտագործել ծրագիր, համոզվեք, որ դա միակ բանը չէ, որ օգտագործում եք ծախսերին հետևելու համար: Դուք երբեք չգիտեք, թե երբ ծրագիրը ստեղծած ընկերությունը կարող է դուրս գալ բիզնեսից կամ դադարեցնել ծրագիրը:
Հուշում
Եթե դուք օգտագործում եք հաշվապահական ծրագրեր ձեր բիզնեսի համար, ընտրեք ծրագիր, որը համաժամեցվի ձեր հաշվապահական հաշվառման ծրագրերի հաշվի հետ: Այնուհետև ձեր անդորրագրերի ծախսերի մասին տեղեկությունները ինքնաբերաբար կբեռնվեն ձեր գրքերում:
Քայլ 4. Բեռնեք սկանավորված պատկերները ամպային սերվերի վրա:
Մինչ դուք կարող եք ձեր սկանավորված պատկերները պահել ձեր համակարգչում կամ սմարթֆոնում, դուք նաև ցանկանում եք համոզվել, որ այդ ֆայլերը պահուստավորված են: Հիշեք, որ դուք պետք է պահեք այդ ֆայլերը 6 տարի, և դժվար թե 6 տարի հետո դուք դեռ ունենաք նույն սմարթֆոնը և նույն համակարգիչը:
Anգուշության առատությունից գուցե ցանկանաք ստեղծել նաև տպագիր պատճեն CD կամ բութ սկավառակի վրա: Օրինակ, դուք կարող եք պահել մեկ տարվա նվազեցվող ծախսերը բութ մատի վրա և յուրաքանչյուր բութ սկավառակի վրա նշել տարին: Պահպանեք այս մատնաչափ սարքերը ապահով կամ այլ ապահով վայրում:
Քայլ 5. Խնդրեք վաճառողներին, երբ հնարավոր է, էլ
Շատ վաճառողներ պատրաստ են էլ. Էլեկտրոնային փոստի ստացականները գերադասելի են գրառումների համար, քանի որ դրանք չեն վատթարանում ջերմային թղթի ֆիզիկական մուտքերի ձևը:
- Դուք կարող եք թղթապանակներ տեղադրել ձեր էլ.փոստի հաշվում ՝ նմանակելու համար ձեր ֆիզիկական ֆայլերի ներկայացման համակարգի պանակները:
- Տպեք ձեր էլփոստի անդորրագրերը և ամեն դեպքում դրանք տեղադրեք ձեր ֆիզիկական ֆայլերի համակարգում: Դուք կարող եք կորցնել ձեր էլ. Փոստի հասցեն կամ փոխել այն:
Հուշում
Օգտագործեք ձեր բիզնեսի էլ. Հասցեն `բիզնեսի ծախսերի անդորրագրերի համար, այլ ոչ թե ձեր անձնական հասցեն: